Cara Tukar Director Syarikat Sdn Bhd Dengan SSM

Proses tukar director syarikat boleh berlaku apabila Sdn. Bhd. mahu melantik pengarah baharu, director sedia ada mahu meletakkan jawatan atau shareholders mahu membuat perubahan kepada Board of Directors.

Namun, pertukaran director bukan sekadar membuang satu nama dan memasukkan nama baharu dalam rekod SSM.

Setiap perubahan perlu dibuat mengikut Akta Syarikat 2016, direkodkan dalam dokumen korporat yang berkaitan dan dimaklumkan kepada Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).

Bagi sebuah private company atau Sdn. Bhd., satu perkara sangat penting:

Syarikat perlu mengekalkan sekurang-kurangnya seorang director yang ordinarily resides in Malaysia dengan mempunyai principal place of residence di Malaysia.

Sebab itu proses tukar director syarikat perlu dirancang dengan betul, terutamanya jika syarikat hanya mempunyai seorang director.

Apa Maksud Tukar Director Syarikat?

Tukar director syarikat merujuk kepada perubahan individu yang memegang jawatan sebagai director atau pengarah sesebuah syarikat.

Perubahan ini boleh berlaku dalam beberapa keadaan seperti:

• melantik director baharu;
• director sedia ada meletakkan jawatan;
• shareholders menyingkirkan director;
• mengisi kekosongan dalam Board;
• menambah bilangan director;
• menggantikan director lama dengan director baharu; atau
• membuat perubahan kepada struktur Board of Directors.

Setiap situasi tidak semestinya menggunakan proses yang sama.

Sebagai contoh, director yang meletakkan jawatan secara sukarela mempunyai proses berbeza daripada director yang disingkirkan oleh members melalui resolusi.

Siapa Director Dalam Sdn. Bhd.?

Director ialah individu yang dilantik untuk menjadi sebahagian daripada Board of Directors dan mempunyai tanggungjawab dalam pengurusan serta hal ehwal syarikat.

Director mempunyai kewajipan tertentu di bawah Akta Syarikat 2016.

Namun, director tidak semestinya merupakan pemilik saham.

Seseorang boleh menjadi:

Director sahaja

Shareholder sahaja

atau

Director dan shareholder pada masa yang sama.

Perbezaan ini penting apabila anda mahu tukar director syarikat.

Jika seseorang berhenti menjadi director, saham yang dimilikinya tidak hilang secara automatik.

Begitu juga apabila seseorang dilantik sebagai director, individu tersebut tidak secara automatik mendapat saham syarikat.

Baca Director vs Shareholder: Apa Perbezaannya? untuk memahami kedua-dua peranan ini dengan lebih jelas.

Berapa Minimum Director Untuk Sdn. Bhd.?

Sebuah private company perlu mempunyai sekurang-kurangnya seorang director.

Public company pula perlu mempunyai sekurang-kurangnya dua orang director.

Bagi memenuhi bilangan minimum tersebut, director berkenaan perlu ordinarily reside in Malaysia dengan mempunyai principal place of residence di Malaysia.

Alternate atau substitute director tidak dikira bagi memenuhi minimum director tersebut.

Siapa Yang Layak Menjadi Director?

Sebelum tukar director syarikat, individu yang hendak dilantik perlu memenuhi syarat menjadi director.

Antara syarat asas ialah:

• seorang natural person;
• berumur sekurang-kurangnya 18 tahun;
• tidak hilang kelayakan menjadi director di bawah Akta;
• memberikan consent terhadap pelantikan; dan
• membuat declaration yang diperlukan.

Sebuah syarikat atau badan korporat tidak boleh dilantik sebagai director.

Selain kelayakan individu tersebut, syarikat juga perlu memastikan struktur Board selepas pelantikan masih memenuhi minimum director yang ditetapkan.

Adakah Director Mesti Warganegara Malaysia?

Tidak semestinya.

Akta tidak menetapkan bahawa setiap director mesti merupakan warganegara Malaysia.

Namun, bagi memenuhi minimum director sesebuah private company, sekurang-kurangnya seorang director perlu ordinarily reside in Malaysia dengan mempunyai principal place of residence di Malaysia.

Oleh itu, syarikat boleh mempunyai foreign director tetapi masih perlu memastikan keperluan minimum director dipenuhi.

Siapa Boleh Melantik Director Baharu?

Secara umum, members atau shareholders mempunyai kuasa untuk melantik director.

Namun, terdapat keadaan tertentu di mana Board boleh membuat pelantikan pengarah, contohnya untuk:

• mengisi casual vacancy; atau
• melantik additional director.

Pelantikan tersebut tertakluk kepada Akta Syarikat 2016 dan constitution syarikat, jika ada.

Sebab itu sebelum tukar director syarikat, company secretary perlu mengenal pasti bagaimana pelantikan baharu hendak dibuat.

Cara Lantik Director Baharu

Proses pelantikan director boleh difahami melalui beberapa langkah utama.

1. Semak Kelayakan Director Baharu

Syarikat perlu memastikan individu yang dicadangkan memenuhi syarat menjadi director.

Maklumat yang berkaitan boleh termasuk:

• nama penuh;
• nombor pengenalan atau passport;
• tarikh lahir;
• residential address;
• service address;
• occupation; dan
• maklumat lain yang diperlukan bagi register of directors.

2. Dapatkan Consent Director

Seseorang tidak sepatutnya dilantik sebagai director tanpa persetujuannya.

Calon director perlu memberikan consent terhadap pelantikan serta declaration berkaitan kelayakan sebagaimana diperlukan di bawah Akta.

3. Tentukan Kaedah Pelantikan

Seterusnya tentukan siapa yang akan membuat pelantikan.

Pelantikan boleh berlaku melalui:

Members / shareholders

atau dalam keadaan tertentu:

Board of Directors.

Kaedah yang digunakan akan menentukan dokumentasi dan resolusi yang diperlukan.

4. Sediakan Resolusi Berkaitan

Proses tukar director syarikat perlu disokong oleh rekod korporat yang sesuai.

Jika director dilantik oleh members melalui general meeting, extract resolusi general meeting yang berkaitan boleh diperlukan.

Jika pelantikan dibuat oleh Board untuk casual vacancy atau additional director, extract Board resolution boleh digunakan berdasarkan keadaan tersebut.

Baca Board Resolution: Apa Itu Resolusi Lembaga Pengarah? untuk memahami bagaimana keputusan Board direkodkan.

5. Kemaskini Register of Directors

Selepas pelantikan berkuat kuasa, register of directors syarikat perlu dikemas kini.

Maklumat ini merupakan sebahagian daripada rekod korporat syarikat.

6. Maklumkan Kepada SSM

Perubahan director perlu dimaklumkan kepada Registrar di bawah Seksyen 58 Akta Syarikat 2016.

SSM menyediakan:

Notification of Change in Register of Director, Manager and Secretary

untuk perubahan yang berkaitan.

Notification perlu dibuat dalam tempoh 14 hari daripada tarikh perubahan.

Ringkasan Proses Pelantikan Director

Bagaimana Director Meletakkan Jawatan?

Selain melantik individu baharu, proses tukar director syarikat juga boleh berlaku apabila director sedia ada mahu meletakkan jawatan.

Secara asasnya, director boleh meletakkan jawatan dengan memberikan notis bertulis kepada syarikat di registered office.

Namun, peletakan jawatan perlu mengambil kira bilangan minimum director yang diwajibkan.

Ini sangat penting bagi syarikat yang hanya mempunyai seorang director.

Boleh Sole Director Terus Resign?

Tidak boleh sehingga menyebabkan syarikat tidak mempunyai bilangan minimum director yang diperlukan.

Bayangkan struktur sebuah syarikat seperti berikut:

Director: Ahmad

Ahmad merupakan satu-satunya director.

Jika Ahmad terus keluar tanpa pengganti, syarikat akan ditinggalkan tanpa director.

Oleh itu, jika peletakan jawatan menyebabkan bilangan director jatuh di bawah minimum yang diperlukan, pengganti perlu dilantik supaya syarikat terus memenuhi keperluan Akta.

Ini antara perkara paling penting apabila merancang untuk tukar director syarikat yang hanya mempunyai seorang director.

Contoh Tukar Sole Director

Contohnya:

Director lama: Ahmad

Director baharu: Farid

Ahmad mahu meletakkan jawatan dan Farid akan mengambil alih sebagai director.

Secara asasnya, proses perlu disusun supaya syarikat tidak ditinggalkan tanpa director yang memenuhi syarat minimum.

Aliran proses boleh melibatkan:

Langkah 1: Semak kelayakan Farid.

Langkah 2: Dapatkan consent dan declaration Farid.

Langkah 3: Selesaikan pelantikan Farid.

Langkah 4: Rekodkan peletakan jawatan Ahmad.

Langkah 5: Kemaskini register of directors.

Langkah 6: Maklumkan perubahan kepada SSM.

Dengan cara ini, continuity dalam struktur Board dapat dikekalkan.

Apa Beza Resign Director Dengan Remove Director?

Walaupun hasil akhirnya mungkin sama iaitu seseorang tidak lagi menjadi director, kedua-dua proses ini berbeza.

Resignation

Director sendiri membuat keputusan untuk meninggalkan jawatan.

Ia biasanya melibatkan notis bertulis daripada director kepada syarikat.

Removal

Members atau shareholders mengambil tindakan untuk menyingkirkan seseorang director sebelum tamat tempoh jawatannya.

Removal mempunyai prosedur tersendiri di bawah Akta Syarikat 2016.

Oleh itu, ketika tukar director syarikat, jangan menggunakan resignation sebagai istilah umum jika tindakan sebenar ialah removal.

Boleh Shareholder Buang Director?

Akta Syarikat 2016 menyediakan mekanisme untuk members menyingkirkan director.

Bagi private company, tertakluk kepada constitution, syarikat boleh melalui ordinary resolution menyingkirkan director sebelum tamat tempoh jawatannya.

Proses tersebut tidak sama seperti director menghantar surat resignation.

Notification removal director kepada SSM juga perlu disokong oleh dokumentasi korporat yang berkaitan.

Adakah Special Notice Diperlukan?

Bagi resolution untuk remove director atau melantik seseorang bagi menggantikan director yang disingkirkan pada mesyuarat yang sama, terdapat keperluan special notice di bawah keadaan yang ditetapkan Akta.

Sebab itu removal director tidak patut dibuat dengan hanya meminta company secretary mengubah nama director dalam sistem.

Prosedur korporat perlu dilakukan terlebih dahulu.

Boleh Buang Director Guna Written Resolution?

Tidak bagi removal director sebelum tamat tempoh jawatannya di bawah Seksyen 206.

Walaupun private company boleh menggunakan written resolution bagi banyak keputusan members, Akta mengecualikan resolution tertentu termasuk removal director tersebut.

Jika anda mahu memahami perbezaan ordinary resolution, special resolution dan written resolution, baca Apa Itu Resolusi Syarikat? Maksud & Jenis Resolusi Sdn. Bhd..

Berapa Lama Perlu Update SSM?

Selepas tukar director syarikat, perubahan perlu dimaklumkan kepada Registrar dalam tempoh 14 hari daripada tarikh perubahan.

Notification dibuat di bawah:

Seksyen 58 Akta Syarikat 2016

melalui notification berkaitan perubahan dalam Register of Director, Manager and Secretary.

Jangan tunggu sehingga Annual Return seterusnya untuk merekodkan perubahan tersebut.

Kelewatan lodgement juga boleh menyebabkan late lodgement fees dikenakan.

Adakah Masih Guna Form 49?

Ramai pemilik bisnes masih menyebut istilah Form 49 apabila bercakap mengenai director.

Form 49 merupakan borang yang digunakan di bawah Akta Syarikat 1965 bagi maklumat directors, managers dan secretaries.

Di bawah Akta Syarikat 2016, rujukan semasa bagi perubahan tersebut ialah notification di bawah Seksyen 58.

Jadi jika anda mahu tukar director syarikat hari ini, jangan bergantung kepada istilah Form 49 sahaja.

Pastikan dokumen dan proses yang digunakan adalah berdasarkan keperluan semasa.

Dokumen Apa Yang Biasanya Diperlukan?

Dokumen bergantung kepada jenis perubahan yang berlaku.

Untuk Pelantikan Director

Dokumen boleh melibatkan:

• consent director;
• declaration berkaitan kelayakan;
• maklumat identiti;
• maklumat alamat;
• resolution pelantikan;
• extract resolution; dan
• notification Seksyen 58.

Untuk Resignation

Dokumen boleh melibatkan:

• written notice of resignation;
• rekod korporat berkaitan;
• kemas kini register of directors; dan
• notification Seksyen 58.

Untuk Removal

Dokumen boleh melibatkan:

• notice berkaitan;
• special notice apabila diperlukan;
• dokumen general meeting;
• resolution members;
• extract resolution; dan
• notification Seksyen 58.

Dokumen sebenar perlu disesuaikan mengikut keadaan syarikat dan kaedah perubahan yang digunakan.

Adakah Board Resolution Sentiasa Diperlukan?

Tidak semestinya.

Jenis resolusi bergantung kepada bagaimana pelantikan atau perubahan director berlaku.

Contohnya:

Pelantikan oleh members melalui general meeting

→ resolusi members yang berkaitan.

Pelantikan casual vacancy atau additional director oleh Board

→ Board resolution yang berkaitan.

Removal oleh members

→ resolusi general meeting yang berkaitan.

Oleh itu, jangan menggunakan satu template resolusi untuk semua situasi tukar director syarikat.

Adakah Tukar Director Sekali Dengan Tukar Shareholder?

Tidak.

Ini antara salah faham paling biasa.

Katakan:

Ali — Director + 50% shareholder

Ali kemudian resign sebagai director.

Jika tiada transaksi saham berlaku, Ali masih boleh mempunyai:

50% saham syarikat.

Peletakan jawatan director tidak secara automatik memindahkan sahamnya.

Begitu juga jika Abu dilantik sebagai director baharu, Abu tidak mendapat saham secara automatik hanya kerana menjadi director.

Pemilikan saham merupakan perkara berasingan.

Baca juga Shareholder Sdn. Bhd.: Peranan Pemegang Saham untuk memahami struktur shareholder dengan lebih jelas.

Perlu Tukar Bank Signatory?

Selepas tukar director syarikat, semak siapa yang mempunyai kuasa terhadap akaun bank syarikat.

Director tidak semestinya bank signatory, tetapi director yang keluar mungkin merupakan salah seorang authorised signatory.

Jika ya, syarikat mungkin perlu mengemas kini bank mandate.

Bank boleh meminta dokumen seperti:

• Board resolution;
• dokumen SSM terkini;
• identification document;
• specimen signature; atau
• borang dalaman bank.

Keperluan sebenar bergantung kepada bank.

Perkara penting ialah jangan biarkan bekas director mempunyai akses yang tidak lagi sepatutnya dimiliki selepas perubahan berkuat kuasa.

Apa Lagi Perlu Dikemas Kini?

Pertukaran director mungkin memberi kesan kepada sistem dan hubungan pihak ketiga yang lain.

Selepas proses selesai, semak jika perubahan diperlukan pada:

• online banking;
• payment gateway;
• financing;
• insurance;
• lesen dan permit;
• kontrak;
• vendor account;
• corporate profile;
• approval matrix;
• sistem dalaman;
• akses email;
• digital signature;
• akaun platform syarikat; dan
• rekod beneficial ownership jika perubahan turut memberi kesan kepadanya.

Tidak semua perkara ini perlu diubah bagi setiap syarikat.

Semak berdasarkan kuasa dan akses director yang keluar.

Adakah Tukar Director Mengubah Pemilikan Syarikat?

Tidak secara automatik.

Contohnya:

Sebelum

Ahmad — Director + 70% shareholder

Farid — 30% shareholder

Selepas

Ahmad resign sebagai director dan Siti dilantik.

Struktur boleh menjadi:

Ahmad — 70% shareholder

Farid — 30% shareholder

Siti — Director

Pemilikan syarikat masih sama.

Tiada saham berpindah hanya kerana Ahmad berhenti menjadi director.

Ini menunjukkan kenapa proses tukar director syarikat dan proses tukar shareholder perlu dilihat secara berasingan.

Boleh Semak Director Selepas Pertukaran?

Ya.

Selepas notification dibuat dan maklumat telah direkodkan, syarikat boleh menyemak maklumat korporat yang berkaitan.

SSM menyediakan produk maklumat seperti Particulars of Directors/Officers yang boleh menunjukkan maklumat director atau officer berdasarkan rekod yang tersedia.

Ini berguna untuk memastikan perubahan telah direkodkan dengan betul.

Anda juga boleh baca panduan Semak SSM: Cara Buat SSM Company Search & Semak Syarikat Online untuk memahami proses semakan syarikat.

Kesilapan Biasa Ketika Tukar Director Syarikat

1. Keluarkan Sole Director Terlebih Dahulu

Jangan menyebabkan syarikat jatuh di bawah minimum director yang diwajibkan.

2. Anggap Director Sama Dengan Shareholder

Director berkaitan pengurusan dan Board, manakala shareholder berkaitan pemilikan saham.

3. Tidak Semak Constitution

Constitution syarikat boleh mengandungi peruntukan berkaitan pelantikan atau struktur Board yang perlu dipertimbangkan.

4. Menggunakan Resolusi Yang Salah

Kaedah pelantikan, resignation dan removal boleh memerlukan dokumentasi berbeza.

5. Lambat Update SSM

Perubahan director perlu dimaklumkan kepada Registrar dalam tempoh 14 hari.

6. Guna Surat Resign Untuk Kes Removal

Resignation dan removal ialah dua proses yang berbeza.

7. Lupa Bank Signatory

Bekas director mungkin masih mempunyai kuasa atau akses kepada akaun bank.

8. Anggap Director Baharu Automatik Dapat Saham

Pelantikan sebagai director tidak memberikan saham secara automatik.

Checklist Tukar Director Syarikat

Soalan Lazim Tentang Tukar Director Syarikat

Bagaimana cara tukar director syarikat Sdn. Bhd.?

Tentukan terlebih dahulu sama ada perubahan melibatkan pelantikan, resignation atau removal. Selepas prosedur korporat dan dokumentasi berkaitan diselesaikan, perubahan perlu dimaklumkan kepada Registrar di bawah Seksyen 58.

Berapa lama perlu update SSM?

Perubahan director perlu dimaklumkan kepada Registrar dalam tempoh 14 hari daripada perubahan.

Berapa minimum director untuk Sdn. Bhd.?

Private company perlu mempunyai sekurang-kurangnya seorang director yang ordinarily resides in Malaysia dengan principal place of residence di Malaysia.

Boleh sole director resign?

Director tidak boleh meninggalkan syarikat dalam keadaan bilangan director jatuh di bawah minimum yang diwajibkan. Pengganti perlu dilantik jika diperlukan.

Director baharu mesti rakyat Malaysia?

Tidak semestinya. Namun syarikat perlu memastikan minimum director yang ordinarily resides in Malaysia dipenuhi.

Berapa umur minimum director?

Director perlu berumur sekurang-kurangnya 18 tahun.

Kalau director resign, saham dia hilang?

Tidak. Resignation sebagai director tidak secara automatik mengubah pemilikan saham.

Director baharu automatik jadi shareholder?

Tidak. Pelantikan sebagai director dan pemilikan saham ialah dua perkara berasingan.

Boleh shareholder remove director?

Akta menyediakan mekanisme removal director oleh members tertakluk kepada prosedur dan constitution yang berkaitan.

Boleh remove director menggunakan written resolution?

Written resolution tidak boleh digunakan untuk resolution bagi removal director sebelum tamat tempoh jawatannya di bawah Seksyen 206.

Masih guna Form 49?

Form 49 ialah borang lama di bawah Akta Syarikat 1965. Di bawah Akta Syarikat 2016, perubahan director dibuat melalui notification di bawah Seksyen 58.

Kesimpulan

Proses tukar director syarikat perlu dibuat dengan teliti kerana ia melibatkan struktur Board dan rekod rasmi sesebuah Sdn. Bhd.

Pertama, tentukan sama ada perubahan tersebut melibatkan:

pelantikan director baharu,

resignation,

atau

removal.

Kemudian pastikan syarikat masih mempunyai minimum director yang diperlukan, sediakan dokumentasi serta resolusi yang sesuai, kemas kini register of directors dan maklumkan perubahan kepada Registrar dalam tempoh 14 hari.

Pada masa yang sama, jangan keliru antara director dan shareholder.

Director yang resign masih boleh kekal sebagai shareholder jika sahamnya tidak dipindahkan.

Director baharu pula tidak secara automatik menjadi shareholder hanya kerana dilantik ke dalam Board.

Dengan menguruskan proses tukar director syarikat dengan betul, rekod korporat dapat dikekalkan dengan tepat dan syarikat dapat mengelakkan masalah pematuhan pada masa hadapan.