Cara Tukar Alamat Syarikat Sdn. Bhd. Dengan SSM

Syarikat anda sudah berpindah pejabat tetapi alamat lama masih berada dalam rekod SSM?

Jika alamat yang berubah ialah registered office, proses tukar alamat syarikat perlu dibuat dengan betul kerana ia melibatkan alamat rasmi sesebuah Sdn. Bhd.

Di bawah Akta Syarikat 2016, setiap syarikat perlu mempunyai registered office di Malaysia pada setiap masa. Jika alamat registered office berubah, Registrar perlu dimaklumkan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh perubahan.

Namun, sebelum membuat sebarang perubahan, anda perlu mengenal pasti satu perkara penting:

Alamat mana yang sebenarnya berubah?

Adakah registered office, business address atau kedua-duanya?

Ini penting kerana proses kemas kini boleh berbeza mengikut jenis alamat.

Bila Perlu Tukar Alamat Syarikat?

Proses tukar alamat syarikat biasanya diperlukan apabila alamat yang telah direkodkan tidak lagi menggambarkan keadaan semasa syarikat.

Antara situasi yang biasa berlaku ialah:

• syarikat berpindah pejabat;
• registered office berpindah ke lokasi baharu;
• syarikat menukar penyedia registered office;
• alamat lama tidak lagi digunakan;
• operasi berpindah ke premis baharu;
• syarikat menukar alamat perniagaan; atau
• terdapat perubahan lokasi tempat rekod tertentu disimpan.

Namun, jangan terus menganggap semua perubahan alamat menggunakan proses yang sama.

Anda perlu menentukan jenis alamat terlebih dahulu.

Bezakan Registered Office dan Business Address Dahulu

Sebelum tukar alamat syarikat, semak sama ada perubahan melibatkan:

1. Registered office

atau

2. Business address

Registered office ialah alamat rasmi syarikat bagi tujuan korporat, komunikasi dan notis.

Business address pula berkaitan dengan alamat aktiviti atau operasi perniagaan.

Contohnya:

ABC Technology Sdn. Bhd. mempunyai:

Registered office: Kuala Lumpur

Business address: Shah Alam

Jika syarikat memindahkan warehouse daripada Shah Alam ke Klang tetapi registered office kekal di Kuala Lumpur, perubahan tersebut tidak semestinya bermaksud registered office turut berubah.

Jika anda masih keliru, baca Alamat Berdaftar vs Alamat Perniagaan: Apa Perbezaannya? terlebih dahulu.

Apa Itu Registered Office?

Registered office ialah alamat rasmi sesebuah syarikat di Malaysia.

Ia merupakan alamat di mana komunikasi dan notis kepada syarikat boleh dialamatkan.

Registered office juga perlu terbuka dan boleh diakses kepada orang awam semasa waktu perniagaan biasa.

Sebab itu registered office bukan sekadar alamat yang diletakkan dalam rekod SSM tanpa fungsi sebenar.

Syarikat perlu memastikan alamat tersebut sentiasa aktif dan memenuhi keperluan berkaitan.

Penerangan lengkap boleh dibaca dalam panduan Pejabat Berdaftar Syarikat: Apa Itu Registered Office Sdn. Bhd.?.

Berapa Lama Tempoh Untuk Tukar Alamat Syarikat?

Jika yang berubah ialah registered office, syarikat perlu memaklumkan perubahan tersebut kepada Registrar dalam tempoh 14 hari daripada tarikh perubahan.

Contohnya:

Syarikat berpindah registered office pada 1 Oktober.

Secara asasnya, notifikasi perubahan tersebut perlu dibuat dalam tempoh 14 hari daripada perubahan itu.

Jangan tunggu sehingga Annual Return seterusnya untuk mengemas kini registered office.

Siapa Yang Boleh Tukar Alamat Syarikat di MyCoID?

Bagi perubahan registered address melalui MyCoID, proses tersebut dikendalikan oleh company secretary (COSEC) yang assigned kepada syarikat.

Ini bermaksud director biasanya tidak sekadar login sendiri sebagai pengguna biasa dan menukar registered office seperti mengubah alamat dalam profil marketplace.

Secara praktikal, jika syarikat mahu tukar alamat syarikat, hubungi company secretary dan maklumkan:

• alamat baharu;
• tarikh perubahan;
• jenis alamat yang berubah; dan
• maklumat lain yang diperlukan untuk proses tersebut.

Company secretary kemudian boleh menguruskan lodgement yang berkaitan.

Baca juga peranan setiausaha syarikat Sdn. Bhd. untuk memahami fungsi COSEC dalam pentadbiran syarikat.

Cara Tukar Alamat Syarikat Dengan SSM

Untuk registered office, proses asas boleh difahami melalui langkah berikut.

Langkah 1: Tentukan Alamat Yang Hendak Ditukar

Jangan mulakan dengan mengisi borang.

Mulakan dengan mengenal pasti:

Adakah registered office berubah?

Adakah business address berubah?

Atau kedua-duanya berubah?

Ini mengelakkan syarikat daripada mengemas kini satu alamat tetapi terlupa alamat yang lain.

Langkah 2: Tentukan Alamat Registered Office Baharu

Jika registered office berubah, tentukan alamat baharu yang akan digunakan.

Registered office perlu berada di Malaysia.

Selain itu, ia perlu terbuka dan boleh diakses kepada orang awam semasa waktu perniagaan biasa.

Pastikan alamat baharu benar-benar sesuai digunakan sebelum menetapkan perubahan.

Langkah 3: Tentukan Tarikh Perubahan

Tarikh perubahan penting kerana tempoh 14 hari dikira berdasarkan tarikh perubahan registered office.

Contohnya:

Alamat lama digunakan sehingga: 30 September

Alamat baharu berkuat kuasa: 1 Oktober

Tarikh 1 Oktober menjadi tarikh penting untuk proses kemas kini tersebut.

Langkah 4: Maklumkan Kepada Company Secretary

Berikan maklumat alamat baharu kepada company secretary secepat mungkin.

Jangan tunggu sehingga hampir tamat tempoh 14 hari.

Antara maklumat yang mungkin diperlukan ialah:

• nama syarikat;
• nombor pendaftaran syarikat;
• alamat registered office baharu;
• negeri;
• poskod;
• tarikh perubahan; dan
• maklumat berkaitan lokasi jika diperlukan.

Company secretary boleh menyemak butiran yang diperlukan sebelum lodgement dibuat.

Langkah 5: Buat Notification of Change in Registered Address

Perubahan registered office dibuat melalui Notification of Change in Registered Address di bawah Seksyen 46 Akta Syarikat 2016.

SSM menyediakan perkhidmatan kemas kini tersebut melalui MyCoID.

Dalam rujukan borang SSM, notifikasi ini turut dikaitkan dengan Form 44 sebagai borang terdahulu yang berkaitan dengan registered office.

Namun, bagi syarikat di bawah Akta Syarikat 2016, rujukan utama ialah notification di bawah Seksyen 46.

Langkah 6: Semak Maklumat Sebelum Submission

Sebelum lodgement dihantar, semak alamat dengan teliti.

Antara perkara yang perlu diperiksa ialah:

• nombor unit;
• nombor bangunan;
• nama bangunan;
• nama jalan;
• kawasan;
• poskod;
• bandar; dan
• negeri.

Kesalahan kecil seperti nombor unit atau poskod yang salah boleh menyebabkan rekod rasmi syarikat tidak tepat.

Langkah 7: Buat Lodgement

Company secretary kemudian boleh meneruskan lodgement melalui saluran SSM yang berkaitan.

Selepas submission selesai, simpan bukti atau rekod lodgement sebagai sebahagian daripada dokumentasi korporat syarikat.

Langkah 8: Semak Rekod Selepas Perubahan

Selepas proses selesai, jangan terus menganggap semuanya telah dikemas kini dengan sempurna.

Semak semula maklumat syarikat.

Pastikan registered address baharu telah direkodkan dengan betul.

Jika perlu, maklumat registered address boleh disemak melalui produk maklumat korporat SSM yang berkaitan.

Ringkasan Proses Tukar Registered Office

Boleh Guna P.O. Box Sebagai Registered Office?

Berdasarkan panduan sistem MyCoID untuk perubahan registered address, alamat baharu tidak sepatutnya bermula dengan rujukan seperti:

• PO Box;
• P.O. Box;
• P.O Box;
• P/O Box;
• D/A; atau
• C/O.

Ini selari dengan fungsi registered office sebagai lokasi sebenar yang perlu boleh diakses pada waktu perniagaan biasa.

Jadi, jangan anggap peti surat semata-mata boleh menggantikan registered office fizikal.

Bagaimana Jika Syarikat Tukar Company Secretary?

Ini antara situasi yang kerap menyebabkan tukar alamat syarikat diperlukan.

Contohnya, registered office syarikat menggunakan alamat firma company secretary lama.

Kemudian syarikat melantik company secretary baharu.

Jika registered office juga hendak dipindahkan ke alamat firma baharu, syarikat perlu memastikan perubahan registered office dibuat secara berasingan.

Menukar company secretary tidak semestinya bermaksud registered office berubah secara automatik.

Semak kedua-dua rekod:

Company Secretary

dan

Registered Office

supaya maklumat syarikat kekal tepat.

Bagaimana Jika Hanya Business Address Berubah?

Jika hanya lokasi operasi berubah tetapi registered office kekal, jangan membuat perubahan registered office semata-mata kerana syarikat berpindah warehouse atau pejabat operasi.

Contohnya:

Registered office: Kuala Lumpur — kekal

Business address lama: Shah Alam

Business address baharu: Klang

Dalam keadaan ini, perkara yang berubah ialah business address.

SSM mempunyai mekanisme berasingan bagi Notification of Changes in the Business Address (including Branches) and/or Nature of Business.

Ini sebabnya anda perlu mengenal pasti jenis alamat sebelum membuat tukar alamat syarikat.

Perlu Tunggu Annual Return Untuk Tukar Business Address?

Tidak semestinya.

SSM mempunyai mekanisme khusus untuk memaklumkan perubahan business address dan/atau nature of business selepas pemerbadanan.

Jadi, perubahan maklumat operasi tidak sepatutnya diabaikan semata-mata kerana Annual Return belum tiba.

Pastikan company secretary menyemak mekanisme semasa yang sesuai berdasarkan perubahan yang berlaku.

Bagaimana Jika Tempat Simpan Rekod Syarikat Turut Berubah?

Registered office dan lokasi penyimpanan rekod syarikat juga perlu diberi perhatian secara berasingan.

Akta Syarikat 2016 membenarkan dokumen tertentu disimpan di tempat selain registered office tertakluk kepada keperluan yang berkaitan.

Jika lokasi tempat rekod tersebut disimpan berubah, terdapat notification berasingan di bawah Seksyen 47.

Oleh itu, apabila tukar alamat syarikat, jangan hanya fikir tentang meja, kerusi dan pekerja yang berpindah.

Semak juga:

Di mana statutory records syarikat disimpan selepas perpindahan?

Jika lokasi tersebut berubah, company secretary perlu menentukan sama ada notifikasi tambahan diperlukan.

Apa Perlu Dibuat Selepas Tukar Alamat Syarikat?

Mengemas kini SSM hanyalah satu bahagian daripada proses perpindahan.

Selepas tukar alamat syarikat, semak juga maklumat pada saluran lain yang berkaitan dengan syarikat.

Antaranya mungkin termasuk:

• akaun bank syarikat;
• invois;
• quotation;
• letterhead;
• laman web;
• kontrak;
• polisi insurans;
• lesen atau permit;
• rekod cukai;
• pembekal;
• pelanggan;
• platform pembayaran; dan
• pihak berkuasa lain yang berkaitan.

Tidak semua syarikat menggunakan sistem atau lesen yang sama.

Jadi, buat senarai berdasarkan operasi sebenar syarikat anda.

Perlu Tukar Alamat Pada Website?

Jika alamat syarikat dipaparkan pada website dan alamat tersebut sudah berubah, maklumat itu juga patut dikemas kini.

Akta Syarikat 2016 mempunyai keperluan berkaitan pendedahan nama berdaftar dan nombor pendaftaran syarikat pada dokumen serta medium tertentu termasuk website.

Selain pematuhan, alamat lama pada website juga boleh mengelirukan pelanggan.

Bayangkan pelanggan melihat:

Website: alamat lama

Google Maps: alamat baharu

Invoice: alamat lain

SSM: alamat lain

Keadaan seperti ini boleh menimbulkan kekeliruan dan mengurangkan keyakinan pelanggan.

Perlu Tukar Alamat Pada Bank?

Jika alamat yang direkodkan dengan bank sudah tidak tepat, hubungi bank untuk mengetahui proses kemas kini mereka.

Bank mungkin mempunyai prosedur dan dokumen tersendiri.

Bergantung kepada keadaan, mereka mungkin meminta dokumen seperti:

• bukti perubahan maklumat syarikat;
• resolusi Board;
• dokumen identiti pihak berkuasa; atau
• dokumen sokongan lain.

Keperluan berbeza mengikut institusi kewangan.

Jika bank meminta resolusi Board, anda boleh baca Board Resolution: Apa Itu Resolusi Lembaga Pengarah?.

Perlu Tukar Alamat Pada Invois dan Letterhead?

Jika dokumen perniagaan anda memaparkan alamat lama, kemas kini template selepas perubahan berkuat kuasa.

Contohnya:

Invoice template

Quotation

Purchase Order

Letterhead

Email signature

Company profile

Website footer

Tujuannya supaya maklumat yang diberikan kepada pelanggan dan pihak luar kekal konsisten.

Apa Jadi Kalau Tak Tukar Alamat SSM?

Jika registered office telah berubah tetapi syarikat tidak membuat notification dalam tempoh yang ditetapkan, syarikat boleh berada dalam keadaan tidak mematuhi Seksyen 46 Akta Syarikat 2016.

Antara risiko praktikal pula ialah:

• surat rasmi dihantar ke alamat lama;
• notis penting tidak diterima;
• rekod korporat menjadi tidak tepat;
• pihak ketiga mendapatkan alamat yang salah;
• urusan bank atau institusi lain menjadi lebih rumit; dan
• syarikat menghadapi isu pematuhan.

Di bawah Seksyen 46, syarikat dan setiap officer yang melanggar seksyen tersebut melakukan suatu kesalahan dan, jika disabitkan, boleh dikenakan denda sehingga RM50,000.

Bagaimana Nak Semak Alamat Selepas Dikemas Kini?

Selepas proses selesai, anda boleh mendapatkan maklumat korporat yang berkaitan untuk mengesahkan registered address terkini.

SSM menyediakan Particulars of Registered Address, yang mengandungi:

• maklumat asas syarikat;
• registered address terkini; dan
• sejarah perubahan registered address bagi tempoh yang tersedia.

Anda juga boleh menyemak maklumat syarikat melalui saluran carian yang berkaitan.

Baca Semak SSM: Cara Buat SSM Company Search & Semak Syarikat Online jika anda mahu memahami proses semakan maklumat syarikat.

Kesilapan Biasa Ketika Tukar Alamat Syarikat

1. Keliru Registered Address Dengan Business Address

Ini kesilapan paling asas.

Pastikan anda tahu alamat mana yang sebenarnya berubah.

2. Tunggu Terlalu Lama

Bagi registered office, tempohnya ialah 14 hari daripada perubahan.

Jangan tunggu sehingga hujung tahun.

3. Berikan Alamat Tidak Lengkap

Nombor unit, tingkat, nama bangunan, jalan, poskod dan negeri perlu diperiksa dengan teliti.

4. Anggap Tukar COSEC Automatik Tukar Registered Office

Ia tidak semestinya berlaku secara automatik.

Semak kedua-dua perkara secara berasingan.

5. Lupa Kemaskini Rekod Lain

SSM mungkin sudah menunjukkan alamat baharu tetapi invoice, bank atau website masih memaparkan alamat lama.

6. Tidak Semak Lokasi Rekod Korporat

Jika statutory records turut berpindah, semak sama ada notification tambahan diperlukan.

7. Gunakan Alamat Yang Tidak Sesuai

Registered office perlu memenuhi fungsi dan keperluan undang-undang yang berkaitan.

Checklist Tukar Alamat Syarikat

Gunakan checklist berikut apabila syarikat berpindah:

Soalan Lazim Tentang Tukar Alamat Syarikat

Bagaimana cara tukar alamat syarikat Sdn. Bhd.?

Kenal pasti terlebih dahulu sama ada registered office atau business address yang berubah. Bagi perubahan registered office, company secretary boleh menguruskan Notification of Change in Registered Address di bawah Seksyen 46 melalui saluran SSM yang berkaitan.

Berapa hari diberi untuk tukar alamat SSM?

Jika registered office berubah, Registrar perlu dimaklumkan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh perubahan.

Director boleh tukar sendiri alamat registered office dalam MyCoID?

Berdasarkan panduan MyCoID bagi perubahan registered address, urusan tersebut dibuat oleh COSEC yang assigned kepada syarikat.

Perlu tunggu Annual Return?

Tidak untuk perubahan registered office. Notification di bawah Seksyen 46 perlu dibuat dalam tempoh 14 hari daripada perubahan.

Adakah business address dan registered address sama?

Tidak semestinya. Kedua-duanya boleh sama atau berbeza.

Kalau pindah warehouse sahaja, perlu tukar registered office?

Tidak semestinya. Jika registered office tidak berubah, jangan menganggap perpindahan warehouse secara automatik menukar registered office. Semak sama ada business address perlu dikemas kini.

Kalau tukar company secretary, registered office automatik berubah?

Tidak semestinya. Jika alamat registered office turut berubah, perubahan tersebut perlu dikendalikan secara berasingan.

Boleh guna P.O. Box sebagai registered office?

Registered office perlu menjadi lokasi yang memenuhi keperluan Akta. Panduan MyCoID bagi perubahan registered address juga mengecualikan format P.O. Box pada bahagian awal alamat baharu.

Adakah alamat baharu mesti berada di Malaysia?

Ya. Registered office syarikat perlu berada di Malaysia.

Apa penalti jika tidak kemas kini registered office?

Seksyen 46 memperuntukkan bahawa syarikat dan setiap officer yang melanggar seksyen tersebut melakukan suatu kesalahan dan boleh dikenakan denda sehingga RM50,000 jika disabitkan.

Kesimpulan

Proses tukar alamat syarikat bukan sekadar menukar alamat pada invoice atau Google Maps.

Bagi sebuah Sdn. Bhd., anda perlu mengenal pasti sama ada perubahan melibatkan:

Registered office

Business address

atau

kedua-duanya.

Jika registered office berubah, Registrar perlu dimaklumkan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh perubahan.

Perubahan registered address boleh diuruskan oleh company secretary melalui Notification of Change in Registered Address di bawah Seksyen 46.

Selepas perubahan selesai, semak juga maklumat lain seperti business address, lokasi statutory records, bank, invois, website, kontrak dan rekod pihak berkaitan.

Dengan melakukan semua kemas kini secara teratur, maklumat syarikat akan kekal konsisten dan risiko terlepas surat atau notis penting dapat dikurangkan.