Persaingan di dalam dunia perniagaan kini kian mencabar dan setiap syarikat perlu mempunyai pasukan yang berpengalaman dan profesional untuk menjalankan operasi harian dengan lancar. Peranan Setiausaha Syarikat Sdn Bhd (Sendirian Berhad) adalah salah satu peranan yang penting dalam pengurusan sesebuah perniagaan.
Peranan Setiausaha Syarikat atau ‘Company Secretary’ adalah seseorang yang bertindak sebagai pegawai pematuhan di dalam sesebuah badan atau pertubuhan.
Jawatan ini adalah diwajibkan oleh undang-undang di Malaysia dan ianya dikuatkuasakan di bawah Akta Syarikat 1965.
Ini bermaksud ke semua badan atau pertubuhan yang ditubuh dan didaftarkan di bawah akta ini wajib mempunyai sekurang-kurangnya seorang Setiausaha Syarikat termasuklah penubuhan sebuah syarikat Sdn Bhd.
Walau bagaimanapun badan perniagaan kecil yang didaftar dibawah perniagaan Registration of Business (ROB) iaitu pemilikan tunggal dan perkongsian adalah dikecualikan daripada pematuhan akta ini.
Siapakah sebenarnya yang layak dengan peranan Setiausaha Syarikat Sdn Bhd?
Sebelum kita memahami tanggungjawab dan peranan Setiausaha Syarikat Sdn Bhd, kita juga perlu mengetahui apakah kriteria dan kelayakan untuk menjadi Setiausaha Syarikat.
Berikut merupakan kelayakan yang diperlukan menurut Akta Syarikat 1965;
- Beliau perlu dianggap sebagai pihak berkecuali yang merupakan warganegara Malaysia dan berumur 18 tahun ke atas; dan
- Beliau merupakan setiausaha bertauliah dan berdaftar di bawah Institut Setiausaha dan Pentadbir Bertauliah Malaysia (MAICASA); atau
- Beliau merupakan setiausaha berlesen yang diberikan oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM); atau
- Beliau adalah seorang peguam yang berdaftar dengan Majlis Peguam atau badan-badan yang berkaitan
- Beliau tidak diisytihar muflis dan tidak pernah didapati bersalah bagi mana-mana kesalahan di bawah Akta Syarikat.
Apakah Peranan Setiausaha Syarikat Sdn Bhd?
Setiausaha Syarikat Sdn Bhd memainkan peranan yang utama dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang berkaitan dengan pentadbiran syarikat.
Mereka bertindak sebagai pihak yang bertanggungjawab untuk memastikan syarikat yang ditubuhkan beroperasi dengan mengikut peraturan dan undang-undang yang ditetapkan oleh pihak berkuasa.
Di dalam artikel ini, kita akan meneliti dengan lebih mendalam mengenai kepentingan dan peranan Setiausaha Syarikat Sdn Bhd dalam membantu perkembangan dan kejayaan sesebuah syarikat.
Berikut merupakan beberapa peranan Setiausaha Syarikat yang perlu diketahui dan difahami oleh semua pemilik syarikat Sdn Bhd atau pemilik perniagaan yang merancang untuk menubuhkan syarikat Sdn Bhd.
- Pendaftaran dan Pengurusan Syarikat
- Menyediakan Perkhidmatan Berkaitan Perniagaan
- Menjaga Kepatuhan Peraturan dan Pengurusan Rekod
- Menyokong Pemegang Saham dan Pengurusan
- Perancangan dan Pelaksanaan Mesyuarat Pengarah dan Pemegang Saham
1. Pendaftaran dan Pengurusan Syarikat
Setiausaha Syarikat bertanggungjawab untuk menguruskan proses pendaftaran sebuah syarikat Sdn Bhd dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).
Mereka akan memastikan bahawa semua dokumen yang diperlukan adalah lengkap dan betul sebelum diserahkan kepada pihak SSM.
Antara dokumen yang perlu disediakan adalah seperti salinan kad pengenalan pengarah dan pemegang saham, borang pendaftaran, Memorandum dan Artikel Persekutuan dan lain-lain dokumen yang perlu.
2. Menyediakan Perkhidmatan Berkaitan Perniagaan
Setiausaha syarikat juga berperanan untuk menyediakan pelbagai perkhidmatan yang berkaitan dengan pengurusan perniagaan kepada pihak syarikat.
Ini termasuklah menguruskan perkara yang berkaitan dengan kontrak, penyediaan minit mesyuarat serta mengendalikan urusan yang berkaitan dengan pihak berkuasa dan pemegang saham syarikat.
Oleh itu dengan adanya setiausaha syarikat yang cekap, proses pengurusan perniagaan dapat berjalan dengan lebih lancar dan efisien.
3. Menjaga Kepatuhan Peraturan dan Pengurusan Rekod
Antara peranan Setiausaha Syarikat Sdn Bhd yang penting adalah menjaga dan memastikan kepatuhan syarikat terhadap undang-undang dan peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak berkuasa.
Mereka akan memastikan kepatuhan seperti penyata kewangan, laporan tahunan dan penyata cukai syarikat dilapor dan dikemukakan kepada pihak berkuasa mengikut tarikh dan tempoh masa yang telah ditetapkan.
Selain itu, Setiausaha Syarikat juga bertanggungjawab untuk memastikan penyimpanan dan pengurusan rekod syarikat dilakukan dengan teratur agar syarikat sentiasa bersedia untuk audit kewangan dan pemeriksaaan oleh pihak berkuasa pada bila-bila masa.
4. Menyokong Pemegang Saham dan Pengurusan Perhubungan
Menyediakan perkhidmatan kepada pemegang saham seperti memproses pemindahan saham, pembayaran dividen dan memberikan maklumat berkaitan syarikat juga adalah sebahagian daripada peranan Setiausaha Syarikat Sdn Bhd.
Setiausaha syarikat bertindak sebagai pengantara atau pegawai perhubungan di antara pemegang saham dan pihak syarikat dalam menyampaikan sebarang kebimbangan dan keperluan mereka.
5. Perancangan dan Pelaksanaan Mesyuarat Pengarah dan Pemegang Saham
Setiausaha Syarikat Sdn Bhd juga bertanggungjawab untuk merancang dan melaksanakan mesyuarat Pengarah dan Pemegang Saham syarikat.
Mereka akan menyediakan jadual dan notis mesyuarat, menyediakan agenda mesyuarat dan mengendalikan proses pengambilan minit mesyuarat.
Dalam mesyuarat ini, Setiausaha Syarikat turut bertanggungjawab untuk memastikan semua keputusan dan tindakan yang diambil adalah selaras dengan perundangan dan memorandum serta artikel syarikat.
Peranan Setiausaha Syarikat Sdn Bhd dalam pengurusan perniagaan sememangnya tidak boleh diabaikan.
Kami sebagai setiausaha berlesen juga berharap agar semua pemilik syarikat dan pemilik perniagaan yang ingin menubuhkan syarikat dapat memahami dan mengambil maklum mengenai tanggung jawab dan peranan Setiausaha Syarikat Sdn Bhd.
Dengan kecekapan, pengetahuan dan pengalaman dalam pentadbiran syarikat, kami berharap dapat membantu pemilik syarikat dalam memastikan syarikat beroperasi dengan lancar dan efisien dan mengikut peraturan dan undang-undang pihak berkuasa.
Pilih Setiausaha Syarikat Sdn Bhd Yang Tepat
Bermula daripada proses pendaftaran syarikat sehingga menguruskan rekod dan mesyuarat, peranan Setiausaha Syarikat Sdn Bhd akan membantu dalam proses perkembangan dan kejayaan syarikat.
Oleh itu, amatlah penting untuk sebuah syarikat Sdn Bhd memiliki Setiausaha Syarikat yang berpengalaman dan berkelayakan bagi memastikan pengurusan syarikat berjalan lancar dan berjaya.
Berikut merupakan antara sebab dan kelebihan mengapa pihak kami dilantik sebagai Setiausaha Syarikat oleh pelanggan kami ;
- Pengalaman dan pengetahuan yang luas
- Memiliki sijil dan lesen yang diiktiraf
- Size pasukan yang mencukupi
- Mempunyai sistem dan teknologi terkini
- Sistem sokongan yang fleksibel
- Harga yang berpatutan
Buat pemilik perniagaan yang ingin mendaftarkan perniagaan, menaiktaraf syarikat persendirian dan mana-mana pemilik syarikat yang memerlukan perkhidmatan Setiausaha Syarikat boleh hubungi kami atau WhatsApp kami untuk khidmat nasihat dan bantuan.
Kami bersedia untuk membantu dan memberikan perkhidmatan yang terbaik dalam memastikan syarikat yang dibina berkembang maju mengikut cara dan panduan yang betul agar tidak menimbulkan sebarang masalah pada masa hadapan.
