Anda baru sahaja ingin menubuhkan Syarikat Sendirian Berhad dan anda mempunyai cita-cita yang tinggi untuk melihat perniagaan anda menjadi sebuah syarikat yang dikenali dan disegani oleh seluruh mata dunia. Tetapi, sebelum anda boleh mengorak langkah untuk mendaftarkan syarikat anda, anda perlu mengetahui apakah yang dimaksudkan dengan istilah Setiausaha Syarikat. Peranan setiausaha syarikat merupakan salah satu komponen yang penting bagi sesebuah syarikat untuk memulakan perniagaannya.
Adakah sesebuah syarikat di Malaysia dikecualikan untuk tidak melantik setiausaha syarikat? Jawapannya ialah TIDAK, kerana ia tertakluk di dalam akta penubuhan syarikat 2016. Anda sebagai pemilik syarikat yang baru menubuhkan syarikat atau entiti semestinya tertanya-tanya kenapakah pelantikan setiausaha syarikat untuk syarikat anda merupakan salah satu syarat wajib yang perlu ada bagi mana-mana entiti perniagaan yang ingin memulakan perniagaan mereka? Jangan risau, artikel ini akan menjelaskan secara komprehensif peranan setiausaha syarikat supaya anda tahu apakah definisi, fungsi dan kepentingan sesebuah syarikat untuk melantik sesuatu firma untuk menjadi setiausaha syarikat milik anda.
APA PERANAN SETIAUSAHA SYARIKAT?
Adakah sesebuah syarikat di Malaysia dikecualikan untuk tidak melantik setiausaha syarikat? Jawapannya ialah TIDAK, kerana ia tertakluk di dalam akta penubuhan syarikat 2016. Anda sebagai pemilik syarikat yang baru menubuhkan syarikat atau entiti semestinya tertanya-tanya kenapakah pelantikan setiausaha syarikat untuk syarikat anda merupakan salah satu syarat wajib yang perlu ada bagi mana-mana entiti perniagaan yang ingin memulakan perniagaan mereka? Jangan risau, artikel ini akan menjelaskan secara komprehensif supaya anda tahu apakah definisi, fungsi dan kepentingan sesebuah syarikat untuk melantik sesuatu firma untuk menjadi setiausaha syarikat milik anda.
Peranan setiausaha syarikat adalah satu individu atau firma yang diberikan tanggungjawab untuk membantu lembaga pengarah atau pihak syarikat tersebut bagi memastikan syarikat yang dimiliki mengakuri keperluan dan kehendak yang ditakluk di bawah Akta Syarikat. Namun, adakah anda boleh melantik sesiapa sahaja untuk memikul tanggungjawab untuk menjadi setiausaha syarikat milik perusahaan anda?
Kelayakan Setiausaha Syarikat
Merujuk pada Akta Syarikat 1965 Seksyen 139(a) & (b), kelayakan menjadi setiausaha syarikat adalah seperti berikut:
- 1. Individu tersebut perlu dianggap pihak berkecuali yang berusia penuh (18 tahun) yang bermastautin di dalam Malaysia.
- 2. Merupakan Setiausaha Bertauliah (berdaftar di bawah Institut Setiausaha dan Pentadbir Bertauliah Malaysia (MAICSA) ), atau
- 3. Merupakan Setiausaha Berlesen (diberi lesen oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) sebagai setiausaha syarikat), atau
- 4. Individu tersebut mempunyai profesi sebagai seorang Peguam (berdaftar dengan Majlis Peguam atau badan-badan relevan yang lain)
- 5. 5.Beliau tidak diisytiharkan sebagai muflis dan tidak pernah didapati bersalah atau tiada rekod yang tidak mematuhi mana-mana kesalahan di bawah Seksyen 130(1) Akta Syarikat.
Semestinya anda sudah sedia maklum bahawa tiada sebarang individu yang anda boleh lantik untuk menjadi setiausaha syarikat anda tanpa mematuhi syarat-syarat yang telah dibincangkan di atas. Namun, apakah peranan setiausaha syarikat atau tugas yang perlu dilakukan oleh setiausaha syarikat terhadap sesebuah perusahaan?
Tugas Setiausaha Syarikat dalam sesebuah perusahaan:
Seperti mana yang telah dinyatakan di dalam Persatuan Setiausaha Malaysia yang ditadbir dan dikawalselia oleh SSM, peranan Setiausaha Syarikat adalah untuk :
Bertindak sebagai Pegawai Syarikat dan Penasihat kepada Lembaga
- Perlu sedia maklum terhadap seluruh peruntukan di dalam Memorandum dan Artikel Persatuan bagi syarikat
- Perlu memahami hal-hal kepatuhan bagi pelbagai badan berkanun dan badan pengawalseliaan
- Diwajibkan untuk memastikan semua prosedur yang diambil oleh pihak syarikat adalah tepat dan dituruti di bawah akta syarikat 2016
Persediaan Mesyuarat Lembaga Pengarah
- Menghadiri setiap mesyuarat lembaga dan menasihati hal berkaitan kesetiausahaan syarikat apabila diperlukan
-Menjadi penghubung atau Medium antara pemegang saham dengan syarikat
Pematuhan Terhadap Keperluan Statutori dan Khidmat Nasihat
- Memastikan syarikat mematuhi setiap aspek yang termaktub dalam Akta Syarikat 2016
- Memastikan sebarang perubahan maklumat berkanun syarikat dilaporkan kepada Pendaftar Syarikat bersama dengan sebarang dokumen yang berkaitan
- Menjadi pegawai perhubungan syarikat ataupun wakil di dalam komunikasi antara pihak syarikat dengan pihak SSM, menyediakan dan menghantar Pulangan Statutori dengan SSM
- Menasihati Lembaga Pengarah tentang keperluan/tarikh mengadakan mesyuarat agung tahunan
Melengkapkan Pulangan Tahunan
- Perlu melengkapkan dan menghantar pulangan tahunan syarikat secara terperinci dan tepat pada masa yang dijanjikan
Pemegang Custody Cap Mohor Syarikat
- Memastikan cap mohor syarikat disimpan dengan selamat
Berperanan Sebagai Titik Sentuh Primer
- Menjadi titik sentuh utama bagi syarikat dan pemegang saham, terutama dalam Tadbir Urus Korporat.
Jika anda adalah lembaga pengarah untuk sesebuah syarikat dan anda telahpun melantik sesebuah firma untuk menjadi setiausaha syarikat anda, adakah anda boleh memecat dan mengambil khidmat setiausaha syarikat yang baru? Jawapannya ialah YA! Untuk pengetahuan anda, ia adalah salah satu dari kuasa lembaga pengarah untuk melantik setiausaha syarikat yang baru.
Demikian merupakan serba sedikit maklumat berkenaan tugas setiausaha syarikat dan kenapa ia diperlukan di dalam sesebuah organisasi. Jika anda inginkan khidmat setiausaha syarikat untuk menasihati dan melakukan tugas-tugas yang telah dinyatakan seperti di atas, anda boleh mendapatkan khidmat tersebut dari TAZC Corporate Advisory (M) Sdn. Bhd. yang juga menyediakan servis seperti:
Servis Perakaunan
Servis Percukaian
Penubuhan Syarikat SDN BHD
Penyediaan Rancangan Perniagaan
Penyediaan Kertas Kerja Untuk Tujuan Pembiayaan
Konsultasi Perangkaan Kewangan
