Apa Itu Resolusi Syarikat? Maksud & Jenis Resolusi Sdn. Bhd.

Apabila mengurus sebuah Sdn. Bhd., tidak semua keputusan boleh dibuat secara tidak formal melalui perbualan, WhatsApp atau persetujuan lisan antara pemegang saham.

Sesetengah keputusan perlu dibuat dan direkodkan melalui resolusi syarikat.

Jadi, apakah maksud resolusi dalam sesebuah syarikat?

Secara mudah, resolusi ialah keputusan rasmi yang dibuat mengikut proses yang ditetapkan oleh Akta Syarikat 2016 dan, jika berkenaan, constitution syarikat.

Bagi keputusan ahli atau pemegang saham, antara bentuk yang penting untuk difahami ialah ordinary resolution, special resolution dan written resolution.

Artikel ini menerangkan maksud resolusi, perbezaan jenis resolusi serta bagaimana ia digunakan dalam pengurusan sebuah Sdn. Bhd.

Maksud Resolusi Syarikat

Maksud resolusi dalam konteks syarikat ialah suatu keputusan rasmi yang dicadangkan dan diluluskan mengikut proses serta tahap undian yang diperlukan.

Resolusi membolehkan keputusan penting syarikat direkodkan dengan jelas.

Sebagai contoh, sebuah syarikat mungkin memerlukan keputusan ahli berkaitan:

• pindaan constitution;
• perubahan tertentu kepada struktur syarikat;
• perkara berkaitan saham;
• pelantikan atau penyingkiran tertentu;
• transaksi tertentu yang memerlukan kelulusan ahli; atau
• perkara lain yang ditetapkan oleh Akta Syarikat 2016 atau constitution syarikat.

Namun, tidak semua keputusan memerlukan jenis resolusi yang sama.

Sesetengah perkara boleh diputuskan melalui ordinary resolution, manakala perkara tertentu memerlukan special resolution.

Kenapa Resolusi Syarikat Penting?

Resolusi bukan sekadar dokumen untuk disimpan di dalam fail.

Ia membantu menunjukkan bahawa sesuatu keputusan telah dibuat melalui proses korporat yang sepatutnya.

Antara sebab resolusi penting ialah:

1. Merekodkan Keputusan Secara Rasmi

Keputusan syarikat boleh melibatkan perkara bernilai besar atau mempunyai kesan jangka panjang.

Rekod bertulis membantu menunjukkan apa yang telah diputuskan.

2. Menentukan Siapa Yang Meluluskan Keputusan

Sesetengah perkara berada di bawah kuasa Board, manakala perkara tertentu memerlukan keputusan ahli atau pemegang saham.

Memahami maksud resolusi juga bermaksud memahami siapa yang mempunyai kuasa untuk membuat keputusan tersebut.

3. Membantu Pematuhan Syarikat

Akta Syarikat 2016 menetapkan prosedur tertentu bagi resolusi ahli.

Syarikat perlu memastikan proses yang digunakan bersesuaian dengan jenis keputusan tersebut.

4. Menjadi Rekod Korporat

Resolusi yang telah diluluskan menjadi sebahagian daripada rekod syarikat.

Ini penting apabila keputusan tersebut perlu dirujuk semula pada masa hadapan.

Siapa Yang Meluluskan Resolusi?

Ini bahagian yang sering menyebabkan kekeliruan.

Secara umum, keputusan korporat boleh melibatkan:

Ahli / pemegang saham

atau

Board of Directors / lembaga pengarah

Kedua-duanya tidak semestinya mempunyai kuasa yang sama.

Artikel ini memberi tumpuan kepada resolusi ahli atau pemegang saham.

Resolusi yang dibuat oleh Board pula biasanya disebut sebagai board resolution atau resolusi lembaga pengarah dan akan diterangkan secara khusus dalam artikel berasingan.

Jika anda masih keliru tentang perbezaan pemilik dan pengurus syarikat, baca panduan Director vs Shareholder.

Jenis Resolusi Syarikat

Bagi memahami maksud resolusi, tiga istilah utama yang perlu diketahui ialah:

1. Ordinary Resolution
2. Special Resolution
3. Written Resolution

Ketiga-tiganya berkaitan tetapi tidak membawa maksud yang sama.

Apa Itu Ordinary Resolution?

Ordinary resolution ialah resolusi yang diluluskan dengan simple majority, iaitu lebih daripada separuh undi ahli yang berhak mengundi dan benar-benar mengundi pada resolusi tersebut.

Secara mudah, anda boleh mengingatinya sebagai:

Ordinary Resolution = lebih 50%

Contohnya, jika jumlah hak mengundi yang terlibat dalam sesuatu poll ialah 100 undi:

• 60 undi menyokong;
• 40 undi menolak.

Resolusi tersebut memperoleh lebih daripada separuh undi dan memenuhi ambang simple majority.

Namun, cara pengiraan sebenar perlu mengambil kira kaedah pengundian dan hak mengundi yang berkenaan.

Apa Itu Special Resolution?

Special resolution memerlukan tahap persetujuan yang lebih tinggi.

Di bawah Akta Syarikat 2016, special resolution perlu diluluskan oleh majoriti sekurang-kurangnya 75% daripada ahli yang berhak mengundi dan mengundi pada resolusi tersebut.

Secara mudah:

Special Resolution = minimum 75%

Selain jumlah undi, terdapat juga keperluan berkaitan notis.

Secara umum, notis sekurang-kurangnya 21 hari perlu diberikan bagi special resolution, tertakluk kepada peruntukan undang-undang yang berkaitan.

Jika resolusi dibuat melalui mesyuarat, notis tersebut perlu memasukkan teks resolusi dan menyatakan bahawa ia dicadangkan sebagai special resolution.

Ordinary Resolution vs Special Resolution

Perbezaan paling jelas ialah tahap kelulusan yang diperlukan.

Contoh Perkara Yang Memerlukan Special Resolution

Salah satu contoh yang jelas di bawah Akta Syarikat 2016 ialah pindaan constitution syarikat.

Jika sesebuah syarikat mempunyai constitution, syarikat secara umum boleh mengubah atau memindanya melalui special resolution, melainkan constitution itu sendiri melarang pindaan tersebut.

Contohnya:

ABC Holdings Sdn. Bhd. mempunyai constitution.

Pemegang saham mahu meminda salah satu peruntukan dalam constitution tersebut.

Disebabkan perkara itu memerlukan special resolution, simple majority sahaja tidak mencukupi.

Syarikat perlu memenuhi proses dan tahap kelulusan special resolution yang berkenaan.

Untuk memahami dokumen ini dengan lebih lanjut, anda boleh membaca artikel berkaitan Akta Syarikat 2016.

Apa Itu Written Resolution?

Seterusnya ialah written resolution.

Bagi private company, resolusi ahli atau kelas ahli boleh diluluskan sama ada:

• melalui written resolution; atau
• dalam mesyuarat ahli.

Written resolution membolehkan sesuatu resolusi dicadangkan secara bertulis tanpa perlu mengadakan mesyuarat ahli bagi perkara yang dibenarkan.

Resolusi bertulis boleh dicadangkan oleh Board atau mana-mana ahli private company.

Ia juga boleh diedarkan dalam bentuk hard copy atau secara elektronik mengikut peruntukan yang berkenaan.

Written Resolution Bukan Jenis Majoriti Yang Berasingan

Ini satu perkara yang sangat penting untuk memahami maksud resolusi dengan betul.

“Written resolution” menerangkan cara resolusi dibuat, bukan semestinya tahap majoriti yang berasingan.

Sebagai contoh, private company boleh mempunyai:

ordinary resolution yang diluluskan secara written resolution

atau

special resolution yang diluluskan secara written resolution

Jika ia merupakan special resolution, dokumen tersebut perlu menyatakan bahawa resolusi itu ialah special resolution dan ia perlu memenuhi tahap kelulusan special resolution.

Jadi struktur mudahnya ialah:

Adakah Semua Keputusan Boleh Dibuat Melalui Written Resolution?

Tidak.

Akta Syarikat 2016 menetapkan beberapa pengecualian.

Dua perkara yang tidak boleh diluluskan melalui written resolution ialah resolusi untuk:

• menyingkirkan seorang director sebelum tamat tempoh jawatannya di bawah seksyen 206; dan
• menyingkirkan auditor sebelum tamat tempoh jawatannya di bawah seksyen 276.

Perkara tersebut perlu melalui prosedur yang ditetapkan dan tidak boleh diselesaikan semata-mata menggunakan written resolution.

Adakah Semua Shareholder Perlu Setuju?

Tidak semestinya.

Ia bergantung kepada jenis resolusi.

Untuk ordinary resolution, tahap kelulusan secara umum ialah simple majority.

Untuk special resolution, tahap kelulusan ialah sekurang-kurangnya 75%.

Oleh itu, sesuatu resolusi tidak semestinya memerlukan persetujuan 100% semua shareholder.

Namun, hak mengundi juga boleh dipengaruhi oleh jenis saham, constitution dan peruntukan undang-undang yang berkaitan.

Jika anda mahu memahami kedudukan pemegang saham dengan lebih lanjut, baca panduan shareholder Sdn. Bhd..

Contoh Mudah Resolusi Syarikat

Bayangkan ABC Technology Sdn. Bhd. mempunyai tiga pemegang saham.

Struktur hak mengundi mereka ialah:

Andaikan semua hak mengundi tersebut digunakan dalam satu poll.

Jika Ahmad dan Bella menyokong sesuatu resolusi:

50% + 30% = 80%

Secara matematik, 80% melebihi tahap simple majority untuk ordinary resolution dan juga ambang minimum 75% bagi special resolution.

Namun, untuk special resolution, syarikat masih perlu memenuhi keperluan prosedur lain yang berkaitan seperti notis dan penyataan bahawa resolusi tersebut dicadangkan sebagai special resolution.

Resolusi Syarikat vs Board Resolution

Dua istilah ini jangan dicampurkan.

Resolusi syarikat oleh ahli melibatkan keputusan yang dibuat oleh ahli atau pemegang saham dalam kapasiti mereka sebagai members.

Board resolution pula ialah keputusan yang dibuat oleh Board of Directors.

Contohnya, sebuah syarikat boleh mempunyai:

• dua orang shareholder; dan
• tiga orang director.

Individu yang membuat keputusan sebagai shareholder tidak semestinya sama dengan individu yang membuat keputusan sebagai director.

Sebab itu penting untuk menentukan terlebih dahulu:

Siapa sebenarnya mempunyai kuasa meluluskan perkara tersebut?

Jika perkara itu berada di bawah kuasa Board, keputusan ahli tidak semestinya menggantikan proses Board yang diperlukan.

Artikel seterusnya akan menerangkan secara khusus bagaimana board resolution berfungsi.

Apa Peranan Setiausaha Syarikat Dalam Resolusi?

Setiausaha syarikat memainkan peranan penting dalam aspek pentadbiran dan rekod korporat.

Bergantung kepada jenis transaksi atau keputusan, setiausaha syarikat boleh membantu memastikan:

• jenis resolusi yang sesuai dikenal pasti;
• prosedur korporat dipatuhi;
• dokumen disediakan dengan betul;
• rekod keputusan dikemas kini;
• tarikh dan keperluan berkaitan dipantau; dan
• dokumen yang perlu dilodgement kepada SSM diuruskan apabila berkenaan.

Namun, kuasa untuk membuat keputusan tetap perlu dilihat berdasarkan pihak yang diberi kuasa oleh Akta dan constitution syarikat.

Untuk memahami skop kerja ini, baca peranan setiausaha syarikat Sdn. Bhd..

Adakah Resolusi Perlu Disimpan?

Ya.

Di bawah Akta Syarikat 2016, syarikat perlu menyimpan rekod yang merangkumi resolusi ahli yang diluluskan selain daripada melalui mesyuarat serta minit prosiding mesyuarat ahli.

Rekod tersebut perlu disimpan sekurang-kurangnya tujuh tahun dari tarikh resolusi, mesyuarat atau keputusan berkenaan.

Rekod ini penting kerana ia membantu menunjukkan bagaimana sesuatu keputusan syarikat telah dibuat.

Apa Jadi Jika Syarikat Hanya Setuju Melalui WhatsApp?

Perbincangan melalui WhatsApp boleh membantu pemegang saham berbincang atau mencapai persetujuan secara praktikal.

Tetapi mesej seperti:

“Okay, semua setuju.”

tidak semestinya menggantikan proses resolusi yang diperlukan oleh undang-undang.

Jika sesuatu perkara memerlukan ordinary resolution, special resolution atau proses tertentu, syarikat perlu memastikan keputusan tersebut dibuat dan direkodkan mengikut kaedah yang sesuai.

Jadi, perbincangan tidak formal dan rekod korporat rasmi ialah dua perkara yang berbeza.

Kesilapan Biasa Berkaitan Resolusi Syarikat

1. Anggap Semua Resolusi Sama

Ordinary resolution dan special resolution mempunyai tahap kelulusan yang berbeza.

2. Anggap Written Resolution Memerlukan 100% Persetujuan

Di bawah Akta Syarikat 2016, written resolution bagi private company tidak semestinya bermaksud semua shareholder perlu bersetuju. Tahap kelulusan bergantung kepada jenis resolusi.

3. Keliru Antara Shareholder dan Director

Keputusan shareholder dan keputusan Board ialah dua kategori yang berbeza.

4. Tidak Semak Constitution

Constitution syarikat boleh mempunyai peruntukan yang relevan kepada proses membuat keputusan.

5. Tidak Simpan Rekod Resolusi

Resolusi dan minit mesyuarat merupakan sebahagian daripada rekod korporat yang perlu disimpan.

6. Gunakan Written Resolution Untuk Semua Perkara

Terdapat perkara tertentu yang secara khusus tidak boleh diputuskan melalui written resolution.

Checklist Sebelum Membuat Resolusi

Sebelum menyediakan sesuatu resolusi, semak perkara berikut:

Soalan Lazim Mengenai Maksud Resolusi

Apa maksud resolusi syarikat?

Maksud resolusi syarikat ialah keputusan rasmi yang dibuat oleh pihak yang mempunyai kuasa untuk membuat keputusan tersebut mengikut proses yang ditetapkan.

Apa beza ordinary resolution dan special resolution?

Ordinary resolution secara umum memerlukan simple majority melebihi 50%, manakala special resolution memerlukan sekurang-kurangnya 75% undi yang berkenaan serta memenuhi keperluan prosedur yang ditetapkan.

Adakah semua shareholder perlu tandatangan resolusi?

Tidak semestinya. Ia bergantung kepada jenis resolusi, kaedah ia diluluskan, hak mengundi serta peruntukan Akta dan constitution yang berkenaan.

Apa itu written resolution?

Written resolution ialah kaedah bagi ahli private company membuat keputusan secara bertulis tanpa mengadakan mesyuarat ahli bagi perkara yang dibenarkan.

Adakah written resolution sama dengan special resolution?

Tidak. Written resolution menerangkan kaedah keputusan dibuat. Special resolution pula merujuk kepada jenis resolusi yang memerlukan tahap kelulusan sekurang-kurangnya 75% dan keperluan lain yang berkaitan.

Boleh buat resolusi melalui email?

Akta Syarikat 2016 membenarkan written resolution diedarkan dalam bentuk hard copy atau elektronik, tertakluk kepada prosedur dan maklumat hubungan yang ditetapkan.

Berapa lama rekod resolusi perlu disimpan?

Rekod resolusi dan mesyuarat yang berkaitan perlu disimpan sekurang-kurangnya tujuh tahun daripada tarikh resolusi, mesyuarat atau keputusan tersebut.

Apa beza resolusi shareholder dengan board resolution?

Resolusi shareholder dibuat oleh ahli atau pemegang saham dalam kapasiti mereka sebagai members. Board resolution pula merupakan keputusan oleh lembaga pengarah.

Kesimpulan

Memahami maksud resolusi penting kerana resolusi ialah sebahagian daripada cara keputusan rasmi sebuah syarikat dibuat dan direkodkan.

Secara asasnya:

Ordinary Resolution = simple majority, lebih daripada 50%.

Special Resolution = sekurang-kurangnya 75% dan tertakluk kepada keperluan berkaitan.

Written Resolution = kaedah bagi private company meluluskan resolusi ahli secara bertulis tanpa mesyuarat bagi perkara yang dibenarkan.

Perkara paling penting ialah jangan menentukan jenis resolusi hanya berdasarkan kebiasaan atau template lama.

Semak keputusan yang hendak dibuat, pihak yang mempunyai kuasa, Akta Syarikat 2016 dan constitution syarikat jika ada.

Dengan cara ini, keputusan syarikat bukan sahaja dipersetujui tetapi turut direkodkan melalui proses korporat yang sesuai.