Board Resolution: Apa Itu Resolusi Lembaga Pengarah?

Dalam sesebuah Sdn. Bhd., banyak keputusan penting tidak dibuat oleh shareholder secara langsung tetapi berada di bawah tanggungjawab Board of Directors atau lembaga pengarah.

Apabila Board membuat keputusan secara rasmi, keputusan tersebut boleh direkodkan melalui board resolution.

Board resolution digunakan untuk menunjukkan bahawa sesuatu perkara telah dipertimbangkan dan diluluskan oleh Board mengikut proses korporat yang berkaitan.

Ia boleh melibatkan urusan seperti pembukaan akaun bank, pelantikan pihak tertentu, transaksi syarikat, kontrak, pembiayaan atau keputusan operasi dan korporat lain yang berada dalam kuasa Board.

Artikel ini menerangkan apa itu board resolution, bagaimana ia diluluskan, perbezaannya dengan shareholder resolution serta perkara penting yang perlu diketahui oleh director sesebuah Sdn. Bhd.

Apa Itu Board Resolution?

Board resolution ialah keputusan rasmi yang dibuat oleh Board of Directors sesebuah syarikat.

Dalam Bahasa Melayu, ia boleh disebut sebagai resolusi lembaga pengarah.

Secara mudah:

Board meeting → Directors membuat keputusan → Keputusan direkodkan sebagai resolusi Board

Resolusi tersebut menjadi sebahagian daripada rekod korporat syarikat.

Board resolution penting kerana director tidak bertindak semata-mata sebagai individu.

Apabila membuat keputusan bagi pihak syarikat, mereka menjalankan fungsi sebagai anggota Board dan tertakluk kepada kuasa, tanggungjawab serta prosedur korporat yang berkaitan.

Siapa Yang Membuat Board Resolution?

Board resolution dibuat oleh directors yang bertindak sebagai Board.

Ini berbeza dengan keputusan yang dibuat oleh shareholder.

Contohnya, sebuah syarikat mempunyai:

• Ahmad — Director + Shareholder
• Sarah — Director
• Kumar — Shareholder

Jika keputusan tersebut merupakan perkara di bawah kuasa Board, Ahmad dan Sarah terlibat sebagai directors.

Kumar tidak secara automatik mempunyai undi dalam mesyuarat Board hanya kerana beliau merupakan shareholder.

Sebaliknya, jika perkara tersebut memerlukan keputusan ahli, Kumar boleh mempunyai hak mengundi berdasarkan kedudukannya sebagai shareholder.

Sebab itu penting untuk memahami perbezaan Director vs Shareholder.

Kenapa Board Resolution Diperlukan?

Board mengurus atau mengarahkan pengurusan perniagaan dan hal ehwal syarikat, tertakluk kepada Akta Syarikat 2016 dan constitution syarikat.

Apabila keputusan tertentu dibuat, board resolution membantu merekodkan:

• apakah keputusan yang dibuat;
• bila keputusan dibuat;
• siapa yang terlibat;
• apakah perkara yang diluluskan; dan
• bahawa keputusan tersebut dibuat melalui proses Board.

Ia juga boleh digunakan sebagai bukti dalaman bahawa syarikat telah memberi kuasa untuk sesuatu tindakan dilakukan.

Contoh Kegunaan Board Resolution

Jenis keputusan yang memerlukan atau menggunakan resolusi bergantung kepada keadaan, constitution syarikat, keperluan pihak ketiga dan peruntukan undang-undang yang berkaitan.

Antara situasi yang lazim melibatkan board resolution termasuk:

1. Membuka Akaun Bank Syarikat

Bank boleh meminta resolusi Board yang meluluskan pembukaan akaun dan menentukan individu yang diberi kuasa mengendalikan akaun tersebut.

2. Melantik Signatory

Board boleh membuat keputusan mengenai individu yang diberi kuasa untuk menandatangani atau mengurus perkara tertentu bagi pihak syarikat.

3. Memasuki Kontrak Tertentu

Board mungkin perlu meluluskan transaksi atau kontrak sebelum syarikat meneruskannya.

4. Pembiayaan Syarikat

Permohonan kemudahan pembiayaan atau urusan tertentu dengan institusi kewangan boleh memerlukan kelulusan Board.

5. Pelantikan Pegawai atau Pihak Tertentu

Bergantung kepada perkara yang terlibat, Board boleh membuat keputusan berkaitan pelantikan yang berada dalam bidang kuasanya.

6. Perubahan Operasi Tertentu

Board juga boleh membuat keputusan mengenai hal ehwal pengurusan dan operasi syarikat yang memerlukan kelulusan pada peringkat Board.

Bagaimana Board Resolution Diluluskan?

Di bawah Third Schedule Akta Syarikat 2016, setiap director mempunyai satu undi.

Secara asasnya, sesuatu resolusi Board diluluskan jika:

• semua director yang hadir bersetuju tanpa bantahan; atau
• majoriti undi yang dibuang menyokong resolusi tersebut.

Contohnya, tiga orang director hadir dan mengundi:

Keputusannya:

2 undi setuju vs 1 undi tidak setuju

Majoriti undi menyokong resolusi tersebut.

Namun, constitution syarikat boleh mengubah peruntukan tertentu dalam Third Schedule yang dibenarkan untuk diubah.

Oleh itu, jangan menggunakan formula undian secara automatik tanpa menyemak constitution syarikat jika syarikat mempunyai constitution.

Apa Itu Quorum Board Meeting?

Sebelum Board membuat keputusan melalui mesyuarat, satu lagi perkara penting ialah quorum.

Quorum ialah bilangan minimum director yang perlu hadir supaya mesyuarat Board boleh menjalankan urusannya.

Di bawah Third Schedule, quorum secara asasnya ditetapkan oleh Board.

Jika Board tidak menetapkan quorum, quorum ialah majoriti directors.

Contohnya:

Sebuah syarikat mempunyai empat directors.

Jika tiada quorum lain ditetapkan, majoriti daripada empat ialah tiga.

Maka secara asasnya tiga director perlu hadir untuk memenuhi quorum.

Adakah Semua Director Perlu Setuju?

Jika keputusan dibuat dalam mesyuarat Board, tidak semestinya semua director perlu bersetuju.

Secara asasnya, majoriti undi yang dibuang boleh meluluskan sesuatu board resolution.

Contohnya:

5 director hadir

3 setuju

2 tidak setuju

Secara prinsip, majoriti menyokong resolusi tersebut.

Tetapi keadaan berbeza apabila syarikat menggunakan written board resolution.

Apa Itu Written Board Resolution?

Board tidak semestinya perlu mengadakan mesyuarat setiap kali mahu membuat keputusan.

Third Schedule membenarkan resolusi Board dibuat secara bertulis.

Secara asasnya, written board resolution yang ditandatangani atau dipersetujui oleh semua directors yang pada ketika itu berhak menerima notis mesyuarat Board mempunyai kesan yang sama seperti resolusi yang diluluskan dalam mesyuarat Board yang diadakan dengan sewajarnya.

Ini bermaksud written board resolution mempunyai keperluan yang berbeza daripada resolusi yang diluluskan melalui undian majoriti dalam mesyuarat.

Board Meeting vs Written Board Resolution

Perbezaan ini sangat penting.

Jangan anggap written board resolution boleh diluluskan hanya kerana majoriti directors telah menandatanganinya.

Boleh Ke Board Resolution Ditandatangani Secara Berasingan?

Ya.

Third Schedule membenarkan written board resolution terdiri daripada beberapa dokumen dalam bentuk yang serupa.

Setiap dokumen boleh ditandatangani atau dipersetujui oleh seorang atau lebih directors.

Ini berguna apabila directors berada di lokasi yang berbeza.

Yang penting ialah keseluruhan proses tersebut memenuhi keperluan persetujuan yang ditetapkan.

Adakah Board Resolution Perlu Direkodkan?

Ya.

Board perlu memastikan minit bagi semua prosiding mesyuarat Board disimpan.

Untuk written board resolution pula, salinan resolusi tersebut perlu dimasukkan ke dalam minute book bagi prosiding Board.

Akta Syarikat 2016 juga memasukkan minit mesyuarat dan resolusi Board serta committee of the Board sebagai sebahagian daripada dokumen dan rekod yang perlu disimpan oleh syarikat.

Ini menunjukkan bahawa board resolution bukan sekadar dokumen sementara.

Ia merupakan sebahagian daripada rekod korporat syarikat.

Apa Kandungan Board Resolution?

Kandungan sebenar bergantung kepada keputusan yang dibuat.

Namun, secara praktikal dokumen resolusi biasanya perlu menjelaskan dengan jelas perkara seperti:

• nama syarikat;
• nombor pendaftaran syarikat;
• perkara yang diputuskan;
• tindakan yang diluluskan;
• pihak yang diberikan kuasa jika berkenaan;
• tarikh keputusan; dan
• bentuk kelulusan atau persetujuan directors yang berkaitan.

Tujuannya ialah supaya apabila dokumen tersebut dibaca semula, keputusan Board dapat dikenal pasti dengan jelas.

Contoh Ringkas Board Resolution

Bayangkan ABC Technology Sdn. Bhd. mahu membuka akaun bank syarikat.

Board boleh mempertimbangkan perkara seperti:

“RESOLVED THAT the Company be authorised to open a current account with [nama bank]…”

Kemudian resolusi tersebut boleh menetapkan siapa yang diberi kuasa untuk:

• mengendalikan akaun;
• menandatangani dokumen;
• membuat transaksi; atau
• berurusan dengan pihak bank.

Namun, wording sebenar perlu disesuaikan dengan tujuan resolusi dan keperluan pihak bank.

Board Resolution vs Shareholder Resolution

Ini antara kekeliruan paling biasa dalam pengurusan Sdn. Bhd.

Untuk memahami resolusi ahli dengan lebih mendalam, baca maksud resolusi syarikat dan jenis resolusi Sdn. Bhd..

Director Juga Shareholder — Jadi Undi Sebagai Siapa?

Seseorang boleh menjadi director dan shareholder pada masa yang sama.

Contohnya:

Ahmad memiliki 70% saham syarikat dan turut menjadi director.

Apabila menghadiri mesyuarat Board, beliau mengundi dalam kapasiti sebagai director, bukan berdasarkan 70% saham yang dimilikinya.

Di bawah aturan asas Third Schedule:

setiap director mempunyai satu undi.

Jadi pegangan saham 70% tidak bermaksud Ahmad mempunyai 70% undi dalam Board meeting.

Sebaliknya, apabila shareholder membuat keputusan sebagai ahli, hak mengundi saham yang berkaitan boleh menjadi relevan.

Inilah sebab kedudukan director dan shareholder perlu dibezakan.

Apa Peranan Chairman?

Board boleh memilih seorang director sebagai chairperson.

Dalam aturan asas Third Schedule, chairperson mempunyai casting vote.

Ini bermaksud dalam keadaan undi sama banyak, chairperson boleh mempunyai undi penentu.

Walau bagaimanapun, perkara berkaitan prosedur Board perlu dibaca bersama constitution syarikat kerana peruntukan Third Schedule tertentu boleh diubah melalui constitution.

Boleh Buat Board Meeting Secara Online?

Third Schedule membenarkan mesyuarat Board diadakan menggunakan teknologi yang membolehkan semua directors mengambil bahagian dan berkomunikasi serentak.

Ini bermaksud mesyuarat tidak semestinya memerlukan semua director duduk secara fizikal dalam bilik yang sama.

Secara praktikal, teknologi seperti persidangan video boleh digunakan jika kaedah tersebut memenuhi keperluan komunikasi serentak dan prosedur syarikat.

Perlu Semak Constitution Syarikat?

Ya.

Ini antara perkara paling penting sebelum menggunakan mana-mana template board resolution.

Third Schedule menetapkan aturan berkaitan prosiding Board, tetapi peruntukan tertentu boleh diubah melalui constitution syarikat.

Constitution mungkin mempunyai peruntukan berkaitan:

• notis mesyuarat;
• quorum;
• voting;
• chairman;
• written resolution;
• konflik kepentingan; atau
• prosedur Board yang lain.

Jadi dua syarikat tidak semestinya mempunyai prosedur dalaman yang seratus peratus sama.

Bagaimana Dengan Conflict of Interest?

Director mempunyai kewajipan berkaitan pendedahan kepentingan dalam kontrak atau perkara tertentu yang melibatkan syarikat.

Oleh itu, jika sesuatu board resolution melibatkan transaksi di mana seorang director mempunyai kepentingan, isu conflict of interest tidak boleh diabaikan.

Syarikat perlu mempertimbangkan:

• adakah director mempunyai kepentingan dalam transaksi?
• adakah kepentingan tersebut perlu didedahkan?
• adakah director boleh mengambil bahagian dalam perbincangan atau undian?
• apakah yang dinyatakan dalam Akta dan constitution?

Jangan menentukan keputusan hanya berdasarkan bilangan director tanpa terlebih dahulu mempertimbangkan isu kepentingan jika ia wujud.

Apa Peranan Company Secretary?

Company secretary biasanya membantu dari sudut pentadbiran korporat dan dokumentasi.

Bergantung kepada keadaan, tugasnya boleh termasuk:

• menyediakan notis mesyuarat;
• menyediakan agenda;
• menyediakan draft resolution;
• merekodkan minit;
• menyimpan rekod keputusan;
• memastikan dokumen korporat dikemas kini; dan
• membantu memastikan prosedur yang berkaitan dipatuhi.

Namun, keputusan Board tetap dibuat oleh directors.

Company secretary tidak menggantikan directors dalam membuat keputusan perniagaan bagi pihak Board.

Baca juga tugas setiausaha syarikat untuk memahami peranannya dengan lebih lanjut.

Adakah Board Resolution Perlu Dihantar Kepada SSM?

Tidak semua board resolution perlu dihantar kepada SSM hanya kerana resolusi tersebut telah dibuat.

Sama ada sesuatu dokumen atau notifikasi perlu dilodgement bergantung kepada transaksi atau perubahan yang berlaku.

Sebagai contoh, jika keputusan Board membawa kepada perubahan maklumat syarikat yang diwajibkan untuk dinotifikasikan kepada Registrar, keperluan lodgement berkaitan masih perlu dipenuhi.

Jadi terdapat dua perkara berbeza:

1. Kelulusan dalaman melalui board resolution

dan

2. Lodgement atau notification kepada SSM apabila diwajibkan

Mempunyai resolusi dalaman tidak semestinya bermaksud semua kewajipan berkaitan transaksi tersebut telah selesai.

Board Resolution Untuk Syarikat Seorang Director

Private company boleh mempunyai seorang director jika syarat undang-undang yang berkaitan dipenuhi.

Jika hanya terdapat seorang director, prosedur membuat keputusan secara praktikal berbeza daripada Board yang mempunyai beberapa directors.

Namun, keputusan yang dibuat masih perlu direkodkan dengan sewajarnya apabila diperlukan.

Jangan menganggap syarikat seorang director tidak memerlukan dokumentasi hanya kerana tiada director lain untuk mengundi.

Rekod korporat masih penting.

Untuk memahami kedudukan director dengan lebih terperinci, baca 3 tugas pengarah syarikat.

Kesilapan Biasa Berkaitan Board Resolution

1. Keliru Dengan Shareholder Resolution

Director dan shareholder mempunyai kapasiti serta kuasa yang berbeza.

2. Anggap Semua Director Mesti Setuju Dalam Board Meeting

Dalam mesyuarat Board, aturan asas ialah majoriti undi yang dibuang.

3. Anggap Majoriti Cukup Untuk Written Resolution

Written board resolution di bawah aturan asas Third Schedule memerlukan persetujuan semua directors yang berhak menerima notis mesyuarat Board.

4. Tidak Semak Quorum

Majoriti undi tidak membantu jika mesyuarat itu sendiri tidak memenuhi quorum yang diperlukan.

5. Guna Template Lama Tanpa Semakan

Template resolusi mungkin tidak sesuai dengan transaksi, constitution atau struktur Board semasa.

6. Tidak Rekodkan Keputusan

Minit dan resolusi Board merupakan sebahagian daripada rekod korporat syarikat.

7. Abaikan Conflict of Interest

Kepentingan seorang director dalam sesuatu transaksi boleh memberi kesan kepada prosedur yang perlu diikuti.

Checklist Sebelum Membuat Board Resolution

Soalan Lazim Mengenai Board Resolution

Apa itu board resolution?

Board resolution ialah keputusan rasmi yang dibuat oleh Board of Directors sesebuah syarikat dan direkodkan sebagai sebahagian daripada proses serta rekod korporat syarikat.

Siapa yang mengundi board resolution?

Directors yang terlibat dalam Board dan berhak mengundi berdasarkan prosedur yang berkaitan.

Berapa undi diperlukan untuk meluluskan board resolution?

Dalam mesyuarat Board, aturan asas Third Schedule ialah resolusi diluluskan jika semua directors yang hadir bersetuju tanpa bantahan atau majoriti undi yang dibuang menyokongnya, tertakluk kepada constitution syarikat.

Adakah setiap director mempunyai satu undi?

Ya, di bawah aturan asas Third Schedule setiap director mempunyai satu undi.

Adakah shareholder boleh mengundi dalam Board meeting?

Menjadi shareholder sahaja tidak memberikan seseorang hak mengundi sebagai director. Hak mengundi dalam Board berkaitan dengan kedudukannya sebagai director.

Apa itu written board resolution?

Ia ialah resolusi Board secara bertulis. Di bawah aturan asas Third Schedule, ia perlu ditandatangani atau dipersetujui oleh semua directors yang pada ketika itu berhak menerima notis mesyuarat Board.

Adakah board resolution perlu dihantar kepada SSM?

Tidak semua resolusi Board perlu dilodgement kepada SSM. Keperluan tersebut bergantung kepada transaksi, perubahan dan peruntukan undang-undang yang berkaitan.

Boleh Board meeting dibuat secara online?

Ya. Aturan asas membenarkan penggunaan teknologi yang membolehkan semua directors mengambil bahagian dan berkomunikasi secara serentak.

Apa beza board resolution dan shareholder resolution?

Board resolution dibuat oleh directors sebagai Board. Shareholder resolution dibuat oleh ahli atau pemegang saham dalam kapasiti mereka sebagai members.

Adakah company secretary membuat keputusan dalam board resolution?

Tidak. Keputusan Board dibuat oleh directors. Company secretary biasanya membantu mengurus dokumentasi, prosedur dan rekod korporat.

Kesimpulan

Board resolution ialah mekanisme penting untuk merekodkan keputusan rasmi Board of Directors.

Secara asasnya, keputusan boleh dibuat melalui:

Board Meeting — directors bermesyuarat dan resolusi diluluskan berdasarkan undian yang diperlukan.

atau

Written Board Resolution — keputusan dibuat secara bertulis dan, di bawah aturan asas Third Schedule, dipersetujui oleh semua directors yang berhak menerima notis mesyuarat Board.

Perkara paling penting ialah menentukan terlebih dahulu sama ada sesuatu keputusan sebenarnya berada di bawah kuasa Board atau memerlukan kelulusan shareholder.

Selepas itu, semak constitution, quorum, voting requirement, kemungkinan conflict of interest dan kewajipan dokumentasi atau lodgement yang berkaitan.

Jika anda mahu memahami keputusan di peringkat shareholder pula, baca Maksud Resolusi Syarikat & Jenis Resolusi Sdn. Bhd..