Alamat Berdaftar vs Alamat Perniagaan: Apa Perbezaannya?

Apabila mendaftarkan Sdn. Bhd., anda mungkin akan menemui dua istilah yang kelihatan hampir sama iaitu alamat berdaftar syarikat dan alamat perniagaan.

Walaupun kedua-duanya merupakan alamat yang berkaitan dengan syarikat, fungsi mereka sebenarnya berbeza.

Alamat berdaftar syarikat atau registered address merupakan alamat rasmi registered office syarikat bagi tujuan korporat, komunikasi dan notis rasmi.

Alamat perniagaan pula merujuk kepada alamat yang berkaitan dengan tempat syarikat menjalankan aktiviti atau operasi perniagaannya.

Dalam sesetengah keadaan, kedua-duanya boleh menggunakan alamat yang sama.

Dalam keadaan lain, sebuah syarikat boleh mempunyai registered office di Kuala Lumpur tetapi menjalankan operasi perniagaan di Shah Alam, Bangi atau lokasi lain.

Artikel ini menerangkan perbezaan antara kedua-dua alamat supaya pemilik Sdn. Bhd. tidak tersalah faham ketika mendaftarkan atau mengemas kini maklumat syarikat.

Apa Itu Alamat Berdaftar Syarikat?

Alamat berdaftar syarikat ialah alamat registered office rasmi sesebuah syarikat.

Di bawah Akta Syarikat 2016, setiap syarikat perlu mempunyai registered office di Malaysia pada setiap masa.

Alamat tersebut merupakan tempat di mana komunikasi dan notis kepada syarikat boleh dialamatkan.

Registered office juga perlu terbuka dan boleh diakses oleh orang awam semasa waktu perniagaan biasa.

Secara mudah:

Alamat berdaftar = alamat rasmi korporat syarikat.

Ia mempunyai fungsi khusus di bawah Akta Syarikat 2016 dan bukan sekadar alamat surat-menyurat biasa.

Untuk penerangan lebih terperinci, baca Pejabat Berdaftar Syarikat: Apa Itu Registered Office Sdn. Bhd.?.

Apa Itu Alamat Perniagaan?

Alamat perniagaan atau business address pula berkaitan dengan lokasi aktiviti perniagaan sesebuah syarikat.

Ia boleh menjadi lokasi seperti:

• pejabat operasi;
• kedai;
• premis perniagaan;
• studio;
• kilang;
• warehouse; atau
• lokasi lain yang digunakan untuk menjalankan aktiviti perniagaan.

Sebagai contoh:

ABC Trading Sdn. Bhd. menggunakan sebuah firma setiausaha syarikat di Kuala Lumpur sebagai registered office.

Tetapi operasi jualan dan warehousenya berada di Shah Alam.

Dalam keadaan tersebut:

Alamat berdaftar syarikat: Kuala Lumpur

Alamat perniagaan: Shah Alam

Kedua-dua alamat adalah berkaitan dengan syarikat yang sama tetapi mempunyai fungsi yang berbeza.

Perbezaan Alamat Berdaftar dan Alamat Perniagaan

Perbandingan berikut menunjukkan perbezaan asas antara kedua-duanya.

Adakah Alamat Berdaftar Syarikat dan Alamat Perniagaan Boleh Sama?

Ya.

Tiada keperluan bahawa kedua-duanya mesti berada di lokasi berbeza.

Contohnya, XYZ Consulting Sdn. Bhd. mempunyai sebuah pejabat di Petaling Jaya.

Pejabat tersebut:

• menjadi tempat pekerja bekerja;
• menjadi lokasi operasi syarikat;
• menerima surat rasmi;
• digunakan sebagai registered office; dan
• memenuhi keperluan berkaitan registered office.

Dalam keadaan tersebut, syarikat boleh mempunyai:

Alamat berdaftar: Petaling Jaya

Alamat perniagaan: Petaling Jaya

Malah kedua-duanya boleh menggunakan alamat fizikal yang sama.

Bila Kedua-dua Alamat Biasanya Berbeza?

Terdapat banyak keadaan di mana alamat berdaftar syarikat dan alamat operasi tidak sama.

1. Registered Office Menggunakan Alamat Firma Setiausaha Syarikat

Sesetengah penyedia perkhidmatan setiausaha syarikat turut menyediakan registered office kepada pelanggan mereka.

Contohnya:

Registered office: Kuala Lumpur

Pejabat operasi: Cyberjaya

Syarikat masih menjalankan aktiviti hariannya di Cyberjaya tetapi urusan registered office dikendalikan di Kuala Lumpur.

2. Syarikat Mempunyai Warehouse

Sebuah syarikat e-commerce mungkin mempunyai warehouse yang besar tetapi tidak menggunakan warehouse tersebut sebagai registered office.

Contohnya:

Alamat berdaftar: Bangi

Alamat perniagaan: Shah Alam

Warehouse Shah Alam digunakan untuk menyimpan dan menghantar produk.

3. Syarikat Mempunyai Banyak Cawangan

Sebuah syarikat mungkin mempunyai kedai di beberapa negeri tetapi hanya satu registered office rasmi.

Sebagai contoh:

Registered office: Kuala Lumpur

Outlet: Selangor, Johor dan Pulau Pinang

Kewujudan banyak outlet tidak bermaksud setiap outlet menjadi alamat berdaftar syarikat.

4. Operasi Berpindah Tetapi Registered Office Kekal

Syarikat mungkin memindahkan pejabat operasi daripada satu lokasi ke lokasi lain tetapi masih mengekalkan registered office yang sama.

Ini boleh berlaku jika fungsi registered office dikendalikan secara berasingan daripada operasi harian.

Kenapa SSM Memerlukan Kedua-dua Maklumat?

Ketika proses pemerbadanan syarikat, maklumat yang perlu dilengkapkan termasuk registered office address dan business address.

Ini menunjukkan kedua-duanya dianggap sebagai maklumat yang berbeza.

Registered office diperlukan untuk mengenal pasti alamat rasmi korporat syarikat.

Business address pula membantu menunjukkan lokasi berkaitan aktiviti perniagaan syarikat.

Maklumat ini juga boleh muncul secara berasingan dalam Company Profile.

Sebab itu pemilik syarikat perlu memberikan alamat berdasarkan fungsi sebenar dan bukan sekadar mengisi alamat yang sama tanpa memahami perbezaannya.

Adakah Kedua-dua Alamat Keluar Dalam Company Profile?

Ya.

Company Profile SSM boleh mengandungi kedua-dua:

Registered Address

dan

Business Address

bersama maklumat lain seperti:

• nama syarikat;
• nombor pendaftaran;
• tarikh pemerbadanan;
• jenis dan status syarikat;
• nature of business;
• share capital;
• directors dan officers;
• shareholders;
• charges, jika ada; dan
• maklumat kewangan tertentu.

Oleh itu, seseorang yang mendapatkan Company Profile boleh melihat bahawa syarikat mempunyai alamat berdaftar syarikat dan business address yang berbeza.

Jika anda mahu memahami maklumat yang terdapat dalam rekod tersebut, baca panduan Profil Syarikat: Apa Maklumat Yang Ada Dalam Company Profile?.

Contoh Situasi 1: Bisnes Online Dari Rumah

Katakan Nadia menubuhkan sebuah Sdn. Bhd. untuk menjalankan perniagaan e-commerce.

Beliau mengurus pemasaran dan pentadbiran dari rumah tetapi menggunakan warehouse pihak ketiga untuk fulfilment.

Strukturnya mungkin kelihatan seperti:

Registered office: alamat yang memenuhi keperluan registered office.

Business address: alamat yang berkaitan dengan operasi perniagaan sebagaimana direkodkan untuk syarikat.

Warehouse fulfilment: lokasi pihak ketiga.

Tidak semua lokasi yang mempunyai hubungan dengan perniagaan secara automatik menjadi registered office.

Contoh Situasi 2: Restoran

ABC Food Sdn. Bhd. mengendalikan sebuah restoran di Kajang.

Jika alamat restoran turut memenuhi keperluan registered office, syarikat mungkin menggunakan alamat yang sama untuk kedua-dua tujuan.

Contohnya:

Alamat berdaftar syarikat: Kajang

Alamat perniagaan: Kajang

Ini lebih mudah bagi sesetengah syarikat kerana semua urusan berlaku di satu lokasi.

Namun, ia tetap perlu memahami bahawa kedua-dua rekod tersebut mempunyai fungsi berbeza walaupun alamatnya sama.

Contoh Situasi 3: Syarikat Dengan Banyak Outlet

Bayangkan XYZ Retail Sdn. Bhd. mempunyai:

• HQ di Kuala Lumpur;
• outlet di Shah Alam;
• outlet di Johor Bahru; dan
• outlet di Melaka.

Syarikat mungkin menetapkan HQ sebagai alamat berdaftar syarikat dan mempunyai maklumat operasi yang berkaitan dengan lokasi perniagaannya.

Mempunyai banyak lokasi tidak bermaksud syarikat mempunyai banyak registered office.

Registered office merujuk kepada alamat rasmi yang ditetapkan bagi syarikat.

Contoh Situasi 4: Guna Alamat Company Secretary

Sebuah startup beroperasi secara remote dan tidak mempunyai pejabat sendiri.

Pengasasnya bekerja dari beberapa lokasi.

Firma company secretary yang dilantik pula menyediakan perkhidmatan registered office.

Syarikat mungkin mempunyai:

Registered office: pejabat penyedia perkhidmatan di Kuala Lumpur.

Business address: lokasi perniagaan yang direkodkan berdasarkan keadaan sebenar syarikat.

Struktur seperti ini membantu memisahkan urusan korporat daripada lokasi kerja harian.

Namun, penggunaan alamat company secretary bergantung kepada perkhidmatan yang benar-benar ditawarkan.

Baca juga peranan setiausaha syarikat Sdn. Bhd..

Boleh Guna Alamat Rumah Untuk Kedua-duanya?

Ini bergantung kepada keadaan sebenar dan kesesuaian alamat tersebut.

Bagi alamat berdaftar syarikat, lokasi perlu memenuhi keperluan registered office termasuk boleh diakses oleh orang awam semasa waktu perniagaan biasa.

Bagi business address pula, pemilik perlu mempertimbangkan sama ada alamat tersebut benar-benar merupakan alamat berkaitan operasi perniagaan.

Selain itu, pertimbangkan juga:

• privasi;
• syarat kediaman;
• pengurusan;
• lesen berkaitan;
• peraturan pihak berkuasa tempatan; dan
• jenis aktiviti yang dijalankan.

Contohnya, menjalankan kerja konsultansi dari rumah sangat berbeza daripada menggunakan rumah sebagai kilang pengeluaran makanan berskala besar.

Boleh Guna Virtual Office?

Virtual office sering digunakan oleh perniagaan yang tidak memerlukan pejabat fizikal tradisional.

Namun, jangan menganggap semua virtual office secara automatik sesuai sebagai alamat berdaftar syarikat.

Jika mahu menggunakannya sebagai registered office, pastikan penyedia tersebut memang menawarkan kemudahan registered office dan lokasi itu memenuhi keperluan undang-undang yang berkaitan.

Antara perkara yang patut diperiksa ialah:

• adakah surat rasmi diterima;
• bagaimana surat dimaklumkan kepada syarikat;
• waktu operasi;
• kebolehcapaian lokasi;
• pengurusan dokumen; dan
• sama ada perkhidmatan registered office benar-benar termasuk dalam pakej.

Untuk business address, pastikan alamat yang diberikan menggambarkan keadaan operasi syarikat dengan betul.

Alamat Mana Digunakan Untuk Surat Rasmi?

Bagi komunikasi dan notis di bawah fungsi registered office, alamat berdaftar syarikat mempunyai peranan utama.

Akta Syarikat 2016 menetapkan bahawa syarikat perlu mempunyai registered office di Malaysia di mana komunikasi dan notis boleh dialamatkan.

Sebab itu registered office perlu dipantau.

Jika surat tiba tetapi tiada sesiapa menguruskannya, syarikat boleh terlepas dokumen penting.

Ini antara sebab menggunakan alamat lama yang sudah tidak aktif boleh menjadi masalah.

Alamat Mana Digunakan Untuk Pelanggan?

Untuk pelanggan, alamat yang paling relevan biasanya bergantung kepada cara perniagaan beroperasi.

Jika pelanggan perlu datang ke:

• kedai;
• showroom;
• restoran;
• pusat servis; atau
• pejabat jualan,

alamat operasi tersebut lebih relevan kepada pelanggan.

Registered office tidak semestinya lokasi untuk pelanggan mendapatkan produk atau perkhidmatan.

Contohnya, jika alamat berdaftar syarikat berada di pejabat company secretary, pelanggan tidak sepatutnya menganggap lokasi itu ialah showroom syarikat.

Adakah Alamat Berdaftar Perlu Dipaparkan?

Akta Syarikat 2016 mempunyai keperluan berkaitan paparan nama syarikat dan nombor pendaftaran di registered office serta tempat tertentu di mana perniagaan dijalankan.

Ini berbeza daripada persoalan sama ada keseluruhan alamat perlu dicetak pada setiap bahan pemasaran.

Pemilik syarikat perlu membezakan antara:

keperluan maklumat korporat

dan

maklumat pemasaran kepada pelanggan.

Jika anda ingin menyemak nombor pendaftaran syarikat yang betul, baca Nombor SSM: Contoh & Cara Semak No. Pendaftaran Syarikat.

Apa Jadi Kalau Syarikat Pindah Pejabat?

Apabila syarikat berpindah, tentukan dahulu alamat mana yang sebenarnya berubah.

Terdapat tiga kemungkinan.

Situasi A — Registered Office Sahaja Berubah

Contohnya syarikat menukar penyedia company secretary dan registered office turut berpindah.

Dalam keadaan ini, perubahan alamat berdaftar syarikat perlu dikendalikan mengikut keperluan Seksyen 46.

Situasi B — Business Address Sahaja Berubah

Contohnya warehouse atau pejabat operasi berpindah tetapi registered office kekal.

Dalam keadaan ini, rekod business address yang berkaitan perlu dikemas kini mengikut proses yang berkenaan.

Situasi C — Kedua-duanya Berubah

Jika syarikat menggunakan lokasi yang sama sebagai registered office dan business address, kemudian seluruh operasi berpindah, kedua-dua maklumat mungkin perlu dikemas kini.

Berapa Lama Untuk Update Alamat Berdaftar?

Jika alamat berdaftar syarikat berubah, Registrar perlu dimaklumkan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh perubahan.

Ini merupakan keperluan khusus di bawah Seksyen 46 Akta Syarikat 2016.

Jangan tunggu sehingga penghantaran Annual Return seterusnya.

Perubahan registered office perlu dikendalikan dalam tempoh yang ditetapkan.

Panduan khusus mengenai prosedur ini akan diterangkan dalam artikel Cara Tukar Alamat Syarikat Sdn. Bhd. Dengan SSM selepas panduan tersebut diterbitkan.

Bagaimana Nak Semak Alamat Syarikat?

Maklumat registered address dan business address boleh terdapat dalam Company Profile SSM.

Jika anda mahu melakukan semakan terhadap syarikat tertentu, antara maklumat yang boleh diperiksa ialah:

• nama syarikat;
• nombor pendaftaran;
• status syarikat;
• registered address;
• business address;
• directors;
• shareholders; dan
• nature of business.

Panduan Semak SSM: Cara Buat SSM Company Search & Semak Syarikat Online menerangkan perkara ini dengan lebih lanjut.

Alamat Berdaftar Bukan Semestinya HQ

Satu lagi salah faham ialah menganggap alamat berdaftar syarikat mesti menjadi headquarters atau HQ.

Tidak semestinya.

Sebuah syarikat boleh mempunyai:

Registered office: Kuala Lumpur

HQ: Petaling Jaya

Warehouse: Shah Alam

Outlet: Johor Bahru

Setiap lokasi mempunyai fungsi tersendiri.

Istilah “registered office” menerangkan fungsi korporat alamat tersebut, bukannya saiz atau kepentingan operasi lokasi itu.

Alamat Perniagaan Bukan Registered Office Secara Automatik

Begitu juga sebaliknya.

Jika sebuah syarikat membuka kedai baharu, alamat kedai tersebut tidak secara automatik menjadi alamat berdaftar syarikat.

Registered office hanya berubah apabila syarikat membuat perubahan terhadap registered office dan memenuhi proses yang berkaitan.

Contohnya:

Registered office lama: Kuala Lumpur

Syarikat kemudian membuka outlet baharu di Putrajaya.

Pembukaan outlet Putrajaya tidak secara automatik menukar registered office daripada Kuala Lumpur kepada Putrajaya.

Kedua-duanya merupakan perkara berasingan.

Kesilapan Biasa Mengenai Alamat Syarikat

1. Anggap Kedua-dua Alamat Mesti Sama

Tidak. Ia boleh sama atau berbeza.

2. Anggap Kedua-dua Alamat Mesti Berbeza

Ini juga tidak tepat. Satu lokasi boleh digunakan untuk kedua-dua fungsi jika sesuai.

3. Menggunakan Alamat Lama

Apabila syarikat berpindah, rekod berkaitan perlu disemak dan dikemas kini.

4. Keliru Antara Registered Office dan Outlet

Outlet perniagaan tidak semestinya registered office.

5. Anggap HQ Semestinya Registered Office

HQ dan registered office boleh berada di lokasi berbeza.

6. Tidak Memantau Surat di Registered Office

Registered office ialah alamat penting bagi komunikasi dan notis kepada syarikat.

7. Menganggap Semua Virtual Office Sesuai

Perkhidmatan dan kemudahan setiap virtual office berbeza. Pastikan ia memenuhi tujuan alamat yang hendak digunakan.

Checklist Alamat Syarikat

Sebelum mendaftarkan atau mengemas kini alamat syarikat, gunakan checklist berikut:

Soalan Lazim Mengenai Alamat Berdaftar Syarikat

Apa itu alamat berdaftar syarikat?

Alamat berdaftar syarikat ialah alamat registered office rasmi sebuah syarikat di Malaysia di mana komunikasi dan notis boleh dialamatkan kepada syarikat.

Apa beza alamat berdaftar dengan alamat perniagaan?

Registered address mempunyai fungsi korporat dan undang-undang sebagai registered office. Business address pula berkaitan dengan lokasi aktiviti atau operasi perniagaan syarikat.

Boleh guna alamat yang sama?

Ya. Kedua-duanya boleh menggunakan alamat yang sama jika lokasi tersebut sesuai dan memenuhi keperluan yang berkaitan.

Adakah alamat berdaftar mesti sama dengan HQ?

Tidak. HQ dan registered office boleh berada di lokasi berbeza.

Adakah alamat warehouse boleh menjadi registered office?

Ia tidak menjadi registered office secara automatik hanya kerana syarikat beroperasi di situ. Jika hendak digunakan sebagai registered office, lokasi tersebut perlu memenuhi keperluan berkaitan dan direkodkan dengan sewajarnya.

Boleh guna alamat company secretary?

Boleh jika penyedia tersebut memang menawarkan perkhidmatan registered office dan lokasi berkenaan memenuhi keperluan yang berkaitan.

Adakah registered office boleh menggunakan alamat luar Malaysia?

Tidak. Syarikat perlu mempunyai registered office di Malaysia.

Kalau pindah pejabat, perlu tukar kedua-dua alamat?

Tidak semestinya. Tentukan sama ada yang berubah ialah registered office, business address atau kedua-duanya.

Berapa lama tempoh update registered office?

Perubahan registered office perlu dimaklumkan kepada Registrar dalam tempoh 14 hari daripada tarikh perubahan.

Boleh semak kedua-dua alamat melalui SSM?

Company Profile SSM mengandungi maklumat registered address dan business address sesebuah syarikat.

Kesimpulan

Walaupun kelihatan hampir sama, alamat berdaftar syarikat dan alamat perniagaan mempunyai fungsi yang berbeza.

Secara ringkas:

Alamat berdaftar = alamat rasmi registered office bagi tujuan korporat, komunikasi dan notis.

Alamat perniagaan = alamat berkaitan tempat aktiviti atau operasi perniagaan dijalankan.

Kedua-duanya boleh menggunakan lokasi yang sama atau berbeza bergantung kepada struktur sesebuah syarikat.

Perkara paling penting ialah memastikan setiap alamat direkodkan berdasarkan fungsi sebenar dan sentiasa dikemas kini apabila berlaku perubahan.

Jika syarikat menukar registered office, perubahan tersebut perlu dimaklumkan kepada Registrar dalam tempoh 14 hari.

Dengan memahami perbezaan ini, pemilik Sdn. Bhd. dapat mengelakkan kekeliruan antara alamat rasmi korporat dengan lokasi operasi perniagaan.