Tahukah anda bahawa sekiranya anda melakukan perjumpaan tahunan untuk syarikat anda, perkara ini dapat membantu syarikat anda menjadi lebih teratur serta fokus terhadap apa yang anda inginkan untuk syarikat anda?
Pelan Strategik
Itulah aktiviti yang dilakukan secara tahunan oleh TAZ Corporate Advisory (M) Sdn. Bhd. terhadap syarikat-syarikat yang menggunakan servis setiausaha syarikat mereka. Namun, apakah perkara-perkara yang dibincangkan di dalam perjumpaan tersebut?
Tujuan utama perjumpaan ini diadakan adalah untuk merancang pelan strategik untuk tahun yang akan datang dan ianya dalam kebiasaannya akan diadakan di antara bulan Oktober, November, atau Disember.
1. Apakah Perkara Yang Diketengahkan?
Perkara pertama dalam pelan strategik yang akan diketengahkan adalah berkenaan dengan ringkasan pencapaian yang telah dikecapi dalam tahun tersebut. Syarikat yang terlibat akan membentangkan tentang sasaran syarikat yang berjaya dicapai untuk tahun tersebut. Selain itu, mereka juga akan mengenalpasti apakah kelemahan dalam pengurusan syarikat yang membuatkan mereka tidak dapat kecapi sasaran tertentu.
Sekiranya tahun pelan strategik tersebut merupakan tahun pertama mereka menggunakan servis setiausaha syarikat dari TAZ Corporate Advisory, pihak TAZ akan meminta syarikat tersebut membentangkan visi dan misi syarikat.
Jika mereka tidak mempunyai visi dan misi syarikat, maka mereka akan membincangkannya supaya syarikat tersebut mempunyai visi dan misi yang mampu melonjakkan syarikat mereka ke tahap yang lebih tinggi.
Apabila sesebuah syarikat tidak mempunyai sebarang visi dan misi, maka mereka tidak mempunyai piawaian dan hala tuju yang jelas untuk memastikan syarikat mereka maju. Sebagai contoh, sekiranya syarikat ABC mempunyai produk yang sangat unik namun tidak mempunyai hala tuju yang jelas, potensi syarikat mereka tidak akan terserlah kerana produk tersebut mungkin boleh disebarkan pengaruhnya ke luar negara seperti kawasan Asia Tenggara.
Dengan wujudnya visi dan misi, syarikat tersebut akan memastikan setiap tindakan mereka akan menghala ke arah yang betul supaya ianya dapat direalisasikan dengan pelan strategik. Syarikat yang terlibat juga boleh mengubah visi dan misi mereka di dalam perjumpaan ini.
Analisis SWOT
Aktiviti pelan strategik seterusnya di dalam perjumpaan ini adalah untuk menjalankan analisis SWOT. Namun, apakah yang dimaksudkan dengan SWOT?
Strengths
Huruf S di dalam SWOT adalah strengths, atau kekuatan. Maksudnya, mereka akan mengenalpasi ciri syarikat tersebut yang mempunyai kelebihan apabila dibandingkan dengan pesaing perniagaan mereka.
Weaknesses
Setiap jenis perniagaan semestinya mempunyai kelemahan yang membuatkan syarikat tersebut mempunyai kekurangan apabila mereka ingin bersaing dengan pesaing mereka. Sebagai contoh, syarikat mereka tidak mempunyai platform online, manakala pesaing mereka mempunyainya.
Opportunities
Opportunities yang membawa maksud ‘peluang’ menerangkan tentang persekitaran luaran syarikat yang dapat membuatkan syarikat tersebut mencipta strategi untuk meningkatkan keuntungan syarikat.
Threats
Bagi analisis ini, hanya ketua-ketua jabatan syarikat sahaja yang akan menghadiri perbincangan tersebut. Setiap ketua jabatan akan bersama-sama membincangkan tentang idea yang boleh digunakan untuk menyelesaikan sebarang kesulitan yang dihadapi sepanjang analisis SWOT diadakan.
Seterusnya, mereka akan membincangkan tentang pelan tindakan yang akan diambil oleh syarikat. Pelan tindakan tersebut akan mendapat persetujuan daripada setiap ahli ketua jabatan syarikat tersebut.
Selain itu, mereka juga akan membentangkan ramalan kewangan syarikat berdasarkan data yang diperolehi pada tahun tersebut supaya mereka dapat mengambil tindakan yang betul demi keuntungan syarikat.
Mereka juga akan menghasilkan jadual garis panduan berkenaan jualan serta perbelanjaan syarikat yang dipecahkan secara bulanan supaya mereka akan nampak dengan lebih jelas tentang urusan keluar masuk kewangan syarikat mereka. Tidak dilupakan juga bahawa mereka perlu menyediakan kos yang akan dikeluarkan bagi tujuan pemasaran supaya syarikat tersebut mencapai sasaran mereka untuk tahun yang akan datang.
Akhir sekali, CEO syarikat tersebut perlu mengambil keputusan berkenaan hala tuju syarikat dan semua ahli ketua jabatan syarikat perlu hadir apabila keputusan tersebut ditetapkan oleh CEO syarikat. Setiausaha syarikat atau staf syarikat perlu merekod minit mesyuarat sebagai rujukan syarikat apabila diperlukan.
Demikian merupakan aktiviti yang dilakukan dalam perjumpaan pelan strategik tahunan yang dianjurkan oleh TAZ Corporate Advisory (M) Sdn. Bhd. kepada pelanggannya. Sekiranya anda inginkan khidmat setiausaha syarikat yang menawarkan servis yang bertujuan untuk mengembangkan potensi syarikat anda, anda boleh hubungi kami dan Whatsapp kami untuk sebarang pertanyaan.
