Pejabat Berdaftar Syarikat: Apa Itu Registered Office Sdn. Bhd.?

Setiap Sdn. Bhd. di Malaysia perlu mempunyai satu alamat rasmi yang dikenali sebagai pejabat berdaftar atau registered office.

Alamat ini bukan sekadar alamat untuk diletakkan dalam profil syarikat.

Ia mempunyai fungsi khusus di bawah Akta Syarikat 2016 dan menjadi alamat rasmi yang boleh digunakan untuk komunikasi serta notis kepada syarikat.

Sebab itu alamat pejabat berdaftar tidak semestinya sama dengan kedai, kilang, warehouse atau pejabat operasi harian sesebuah perniagaan.

Jadi, apakah sebenarnya registered office dan apakah syarat yang perlu dipatuhi oleh sebuah Sdn. Bhd.?

Apa Itu Pejabat Berdaftar?

Pejabat berdaftar ialah alamat rasmi sesebuah syarikat di Malaysia yang digunakan bagi tujuan komunikasi dan notis rasmi kepada syarikat.

Di bawah Seksyen 46 Akta Syarikat 2016, sebuah syarikat perlu pada setiap masa mempunyai registered office di Malaysia.

Secara mudah:

Pejabat berdaftar = alamat rasmi syarikat bagi tujuan korporat dan undang-undang.

Ia berbeza daripada alamat yang digunakan semata-mata untuk menjalankan operasi perniagaan.

Sebagai contoh, sebuah syarikat e-commerce mungkin mempunyai:

Warehouse: Shah Alam

Pejabat operasi: Bangi

Pejabat berdaftar: Kuala Lumpur

Keadaan seperti ini boleh berlaku kerana setiap alamat mempunyai fungsi yang berbeza.

Adakah Setiap Sdn. Bhd. Wajib Ada Pejabat Berdaftar?

Ya.

Setiap syarikat perlu mempunyai pejabat berdaftar di Malaysia pada setiap masa.

Ini bermaksud registered office bukan ciri tambahan yang hanya diperlukan oleh syarikat besar.

Walaupun sebuah Sdn. Bhd.:

• baru ditubuhkan;
• hanya mempunyai seorang director;
• menjalankan perniagaan secara online;
• belum mempunyai pekerja;
• beroperasi dari rumah; atau
• tidak mempunyai pejabat operasi yang besar,

syarikat tersebut masih perlu mempunyai registered office yang memenuhi keperluan undang-undang.

Keperluan ini merupakan sebahagian daripada tanggungjawab pematuhan sesebuah syarikat.

Untuk memahami kewajipan lain selepas menubuhkan syarikat, baca juga panduan pematuhan Sdn. Bhd..

Di Mana Pejabat Berdaftar Perlu Berada?

Registered office perlu berada di Malaysia.

Ini penting kerana alamat tersebut merupakan tempat rasmi yang boleh digunakan untuk menghantar komunikasi dan notis kepada syarikat.

Sebagai contoh, sebuah syarikat menjalankan perniagaan dengan pelanggan antarabangsa dan pengasasnya sering berada di luar negara.

Walaupun operasi syarikat bersifat global, syarikat Malaysia tersebut tetap perlu mempunyai pejabat berdaftar di Malaysia.

Alamat luar negara tidak menggantikan keperluan registered office di Malaysia.

Apakah Fungsi Pejabat Berdaftar?

Registered office mempunyai beberapa fungsi penting dalam pentadbiran sesebuah syarikat.

1. Alamat Rasmi Syarikat

Ia menjadi salah satu alamat rasmi yang dikaitkan dengan syarikat.

Apabila maklumat registered address syarikat direkodkan dengan SSM, alamat tersebut menjadi sebahagian daripada maklumat korporat syarikat.

2. Menerima Komunikasi dan Notis

Salah satu fungsi utama pejabat berdaftar ialah menyediakan alamat yang boleh digunakan untuk menghantar komunikasi dan notis kepada syarikat.

Sebab itu syarikat tidak sepatutnya menggunakan alamat yang tidak dipantau langsung.

3. Menempatkan Rekod Korporat

Akta Syarikat 2016 menetapkan pelbagai dokumen dan rekod yang perlu disimpan oleh syarikat.

Secara asasnya, dokumen tertentu perlu disimpan di registered office, tertakluk kepada peruntukan yang membenarkan sebahagian dokumen disimpan di tempat lain selepas notifikasi yang berkaitan dibuat.

4. Memudahkan Pemeriksaan Dokumen

Bagi dokumen atau rekod yang perlu tersedia untuk pemeriksaan di bawah Akta, lokasi registered office mempunyai fungsi penting sebagai tempat pemeriksaan oleh pihak yang berhak.

5. Menjadi Sebahagian Daripada Identiti Korporat

Alamat registered office turut muncul dalam rekod korporat syarikat dan boleh disemak melalui maklumat syarikat yang berkaitan.

Jika anda mahu memahami maklumat yang biasanya terdapat dalam rekod syarikat, baca profil syarikat.

Adakah Pejabat Berdaftar Perlu Dibuka Kepada Orang Awam?

Ya.

Seksyen 46 Akta Syarikat 2016 menetapkan bahawa pejabat berdaftar perlu terbuka dan boleh diakses oleh orang awam semasa waktu perniagaan biasa.

Ini merupakan salah satu sebab mengapa registered office tidak patut dianggap sekadar “alamat atas kertas”.

Alamat tersebut perlu berfungsi sebagai registered office yang sebenar dan memenuhi keperluan berkaitan akses.

Contohnya, menggunakan alamat yang langsung tidak boleh diakses atau alamat yang tidak lagi digunakan boleh menimbulkan masalah dari sudut pematuhan.

Perlukah Registered Office Beroperasi 24 Jam?

Tidak.

Akta tidak menetapkan bahawa registered office perlu dibuka 24 jam sehari.

Keperluannya ialah ia perlu terbuka dan boleh diakses kepada orang awam semasa ordinary business hours atau waktu perniagaan biasa.

Oleh itu, registered office tetap boleh mempunyai waktu operasi biasa seperti pejabat profesional lain.

Dokumen Apa Yang Disimpan di Pejabat Berdaftar?

Akta Syarikat 2016 menyenaraikan beberapa dokumen dan rekod syarikat yang perlu disimpan.

Antaranya termasuk:

• notice of registration;
• constitution syarikat, jika ada;
• sijil tertentu yang dikeluarkan di bawah Akta, jika ada;
• registers, books, records dan dokumen yang diwajibkan;
• minit mesyuarat ahli dan resolusi ahli;
• minit mesyuarat serta resolusi Board dan committee of the Board;
• salinan komunikasi bertulis tertentu kepada ahli;
• salinan financial statements;
• accounting records tertentu; dan
• dokumen lain yang diwajibkan di bawah Akta.

Walau bagaimanapun, Akta membenarkan sebahagian dokumen tertentu disimpan di tempat lain dengan syarat notifikasi yang diperlukan diberikan kepada Registrar.

Untuk memahami bagaimana keputusan Board direkodkan, baca Board Resolution: Apa Itu Resolusi Lembaga Pengarah?.

Adakah Semua Dokumen Wajib Berada di Registered Office?

Tidak semestinya.

Ini satu perkara yang penting untuk difahami.

Walaupun Akta menyenaraikan dokumen yang perlu disimpan di pejabat berdaftar, sebahagian dokumen boleh disimpan di tempat lain jika syarat berkaitan dipenuhi dan Registrar telah dimaklumkan.

Namun, terdapat pengecualian tertentu.

Contohnya, rekod minit semua mesyuarat dan resolusi Board serta committee of the Board mempunyai ketetapan tersendiri di bawah Seksyen 47.

Jadi, syarikat tidak sepatutnya memindahkan semua rekod korporat sesuka hati tanpa menyemak terlebih dahulu keperluan undang-undang yang berkaitan.

Adakah Registered Office Sama Dengan Alamat Perniagaan?

Tidak semestinya.

Ini antara kekeliruan paling biasa.

Perbezaan ini akan diterangkan dengan lebih terperinci dalam artikel khusus mengenai alamat berdaftar dan alamat perniagaan.

Boleh Guna Alamat Company Secretary Sebagai Pejabat Berdaftar?

Dalam amalan, sesetengah penyedia perkhidmatan setiausaha syarikat menawarkan alamat pejabat mereka sebagai registered office kepada syarikat yang mereka uruskan.

Namun, perkara ini bergantung kepada arrangement dengan penyedia perkhidmatan tersebut.

Jangan menganggap secara automatik bahawa melantik company secretary bermaksud alamat pejabat mereka boleh terus digunakan sebagai pejabat berdaftar.

Syarikat perlu memastikan:

• perkhidmatan tersebut memang disediakan;
• alamat tersebut memenuhi keperluan registered office;
• surat dan notis boleh diterima serta diuruskan;
• rekod berkaitan dikendalikan dengan betul; dan
• perubahan alamat dimaklumkan kepada SSM apabila diperlukan.

Baca juga peranan setiausaha syarikat Sdn. Bhd. untuk memahami skop kerja company secretary.

Boleh Guna Rumah Sebagai Pejabat Berdaftar?

Persoalan utama bukan semata-mata sama ada sesuatu alamat itu rumah atau pejabat komersial.

Alamat yang digunakan perlu memenuhi keperluan registered office di bawah undang-undang, termasuk keperluan supaya pejabat tersebut terbuka dan boleh diakses kepada orang awam pada waktu perniagaan biasa.

Selain itu, pemilik syarikat juga perlu mempertimbangkan perkara praktikal seperti:

• privasi alamat;
• penerimaan surat rasmi;
• akses kepada lokasi;
• syarat bangunan atau kediaman;
• peraturan pihak berkuasa tempatan; dan
• kesesuaian lokasi untuk menyimpan atau menyediakan rekod yang berkaitan.

Oleh itu, menggunakan alamat rumah tanpa menilai keperluan tersebut terlebih dahulu bukan pilihan yang sesuai untuk semua syarikat.

Boleh Guna Virtual Office?

Penggunaan virtual office perlu dinilai berdasarkan bagaimana perkhidmatan tersebut beroperasi.

Label “virtual office” semata-mata tidak menentukan sama ada sesuatu alamat sesuai menjadi pejabat berdaftar.

Syarikat perlu memastikan lokasi sebenar memenuhi keperluan Akta, termasuk kebolehcapaian semasa waktu perniagaan biasa serta pengurusan komunikasi, notis dan rekod yang berkaitan.

Sebelum memilih penyedia virtual office, semak dengan jelas sama ada mereka memang menyediakan perkhidmatan registered office untuk syarikat.

Perlu Paparkan Nama dan Nombor Syarikat?

Ya.

Selain mempunyai registered office, syarikat juga mempunyai kewajipan berkaitan paparan nama dan nombor pendaftaran syarikat.

Nama berdaftar dan nombor pendaftaran syarikat perlu dipaparkan di lokasi tertentu termasuk registered office.

Perkara ini membantu memastikan identiti syarikat dapat dikenal pasti dengan jelas.

Jika anda belum memahami struktur nombor pendaftaran terkini, baca Nombor SSM: Contoh & Cara Semak No. Pendaftaran Syarikat.

Boleh Tukar Pejabat Berdaftar?

Ya.

Syarikat boleh menukar pejabat berdaftar.

Contohnya:

Alamat lama: Kuala Lumpur

Alamat baharu: Petaling Jaya

Pertukaran lokasi tidak menjadi masalah selagi syarikat mengikuti proses yang diperlukan.

Perkara penting ialah perubahan tersebut perlu dimaklumkan kepada Registrar dalam tempoh yang ditetapkan.

Berapa Lama Tempoh Untuk Maklumkan Pertukaran Alamat?

Di bawah Seksyen 46 Akta Syarikat 2016, Registrar perlu dimaklumkan mengenai perubahan alamat registered office dalam tempoh 14 hari daripada tarikh perubahan tersebut.

Jangan tunggu sehingga annual return seterusnya untuk mengemas kini alamat.

Pertukaran registered office mempunyai keperluan notifikasi tersendiri.

Bagaimana Cara Tukar Registered Office?

Secara umum, proses melibatkan:

1. menentukan alamat registered office yang baharu;
2. memastikan alamat baharu sesuai digunakan;
3. menetapkan tarikh perubahan;
4. menyediakan maklumat atau dokumentasi korporat yang berkaitan;
5. membuat notification of change in registered address; dan
6. memastikan rekod syarikat dikemas kini.

SSM menyediakan kemudahan pengemaskinian maklumat syarikat termasuk Notification of Change in Registered Address di bawah Seksyen 46.

Artikel khusus mengenai proses pertukaran alamat syarikat akan menerangkan perkara ini dengan lebih terperinci.

Apa Berlaku Jika Alamat SSM Tidak Dikemas Kini?

Mengabaikan alamat registered office bukan perkara kecil.

Jika syarikat telah berpindah tetapi maklumat lama masih digunakan, beberapa masalah boleh berlaku.

Antaranya:

• komunikasi rasmi dihantar ke alamat lama;
• notis penting tidak diterima;
• rekod SSM tidak sepadan dengan keadaan sebenar;
• pihak yang mahu berhubung dengan syarikat menggunakan alamat yang salah; dan
• syarikat berisiko tidak mematuhi keperluan Akta.

Seksyen 46 juga memperuntukkan kesalahan jika syarikat dan pegawai berkaitan gagal mematuhi keperluan registered office.

Sebab itu perubahan alamat perlu dikendalikan dengan segera.

Registered Office Boleh Disemak Melalui SSM?

Ya.

Maklumat registered address merupakan sebahagian daripada maklumat korporat yang boleh diperoleh melalui produk maklumat syarikat SSM.

SSM menyediakan Particulars of Registered Address, yang mengandungi maklumat asas syarikat, registered address terkini dan rekod perubahan registered address daripada tempoh yang dinyatakan oleh SSM.

Jika tujuan anda adalah untuk menyemak kewujudan atau maklumat sesebuah syarikat, baca panduan Semak SSM: Cara Buat SSM Company Search & Semak Syarikat Online.

Kenapa Pemilik Syarikat Perlu Ambil Berat Tentang Alamat Ini?

Pemilik bisnes kadang-kadang melihat alamat syarikat sebagai perkara kecil.

Sebenarnya, registered office berkait secara langsung dengan pentadbiran dan pematuhan syarikat.

Bayangkan syarikat menggunakan alamat lama selama beberapa tahun.

Syarikat mungkin tidak lagi mempunyai akses kepada peti surat di lokasi tersebut.

Jika komunikasi penting dihantar ke alamat tersebut, director mungkin hanya menyedarinya selepas tempoh yang panjang.

Sebab itu pejabat berdaftar perlu menjadi alamat yang benar-benar diuruskan, bukan sekadar alamat yang digunakan ketika syarikat mula ditubuhkan.

Kesilapan Biasa Berkaitan Pejabat Berdaftar

1. Anggap Registered Office Sama Dengan Business Address

Kedua-duanya mempunyai fungsi yang berbeza walaupun boleh menggunakan alamat yang sama.

2. Menggunakan Alamat Yang Tidak Lagi Aktif

Alamat yang sudah tidak digunakan tetapi masih berada dalam rekod SSM boleh menyebabkan komunikasi penting terlepas.

3. Tidak Maklumkan Pertukaran Dalam 14 Hari

Pertukaran registered office perlu dimaklumkan dalam tempoh yang ditetapkan.

4. Menganggap Alamat Company Secretary Automatik Menjadi Registered Office

Perkara ini bergantung kepada arrangement perkhidmatan yang diberikan.

5. Tidak Memastikan Akses Pada Waktu Perniagaan

Registered office perlu terbuka dan boleh diakses kepada orang awam semasa waktu perniagaan biasa.

6. Tidak Mengurus Dokumen Korporat Dengan Betul

Syarikat perlu mengetahui dokumen mana yang perlu disimpan di registered office dan dokumen mana yang boleh disimpan di lokasi lain selepas memenuhi keperluan berkaitan.

Checklist Pejabat Berdaftar Sdn. Bhd.

Gunakan checklist ini untuk membuat semakan asas terhadap registered office syarikat anda.

Soalan Lazim Mengenai Pejabat Berdaftar

Apa maksud pejabat berdaftar?

Pejabat berdaftar ialah registered office rasmi sebuah syarikat di Malaysia yang digunakan sebagai alamat untuk komunikasi dan notis serta tujuan korporat lain di bawah Akta Syarikat 2016.

Adakah semua Sdn. Bhd. wajib mempunyai registered office?

Ya. Syarikat perlu mempunyai registered office di Malaysia pada setiap masa.

Adakah registered office mesti sama dengan pejabat operasi?

Tidak. Kedua-duanya boleh menggunakan alamat yang sama atau alamat yang berbeza.

Boleh guna alamat rumah?

Alamat yang digunakan perlu memenuhi semua keperluan registered office, termasuk akses kepada orang awam semasa waktu perniagaan biasa. Faktor privasi, pengurusan surat dan peraturan lokasi juga perlu dipertimbangkan.

Boleh guna alamat company secretary?

Ia bergantung kepada sama ada company secretary atau firma tersebut menyediakan perkhidmatan registered office dan alamat itu memenuhi keperluan yang berkaitan.

Boleh guna virtual office?

Ia bergantung kepada perkhidmatan yang diberikan. Pastikan lokasi tersebut benar-benar boleh memenuhi keperluan registered office dan bukan sekadar menyediakan alamat surat-menyurat.

Perlu ke registered office buka 24 jam?

Tidak. Ia perlu terbuka dan boleh diakses kepada orang awam semasa waktu perniagaan biasa.

Kalau tukar alamat, berapa lama perlu update SSM?

Registrar perlu dimaklumkan dalam tempoh 14 hari daripada perubahan alamat registered office.

Adakah alamat registered office boleh disemak?

Ya. Registered address merupakan antara maklumat korporat syarikat yang direkodkan dan boleh diperoleh melalui produk maklumat SSM yang berkaitan.

Adakah registered office sama dengan alamat dalam Google Business Profile?

Tidak semestinya. Google Business Profile berkaitan kehadiran dan lokasi perniagaan kepada pelanggan, manakala registered office mempunyai fungsi korporat di bawah Akta Syarikat 2016.

Kesimpulan

Pejabat berdaftar ialah salah satu komponen asas dalam pentadbiran sebuah Sdn. Bhd.

Setiap syarikat perlu mempunyai registered office di Malaysia pada setiap masa.

Alamat tersebut berfungsi sebagai alamat rasmi bagi komunikasi dan notis, perlu terbuka serta boleh diakses semasa waktu perniagaan biasa dan mempunyai peranan dalam pengurusan rekod korporat syarikat.

Jika alamat berubah, Registrar perlu dimaklumkan dalam tempoh 14 hari.

Perkara paling penting ialah jangan melihat registered office sebagai sekadar alamat yang dimasukkan ketika mendaftarkan syarikat.

Pastikan alamat tersebut sentiasa aktif, diuruskan dan selaras dengan maklumat yang direkodkan dengan SSM.